Nytt HMS-system og årshjul i Solibo Home

Vi er stolte av å kunne introdusere den nye HMS og årshjuls modulen til styreportalen, skreddersydd for å hjelpe boligselskaper med å etablere sine HMS-rutiner.

Under kan du lese om de nye modulene samt hvordan du enkelt kommer i gang.

HMS-modulen 

Enkelt å komme i gang og sette opp et opplegg for HMS  
Ved hjelp av få trykk vil dere kunne sette opp et HMS-opplegg med rutiner og oppgaver som skal gjennomføres i et fast intervall. Dere har mulighet til å tilpasse HMS-rutinene etter eget behov, men vil også komme langt med forslagene som dukker opp.  

Foreslåtte rutiner tilpasset boligselskapets attributter  
Siden boligselskap er forskjellige er det naturlig nok ulike behov for rutiner og oppgaver. Ved førstegangsoppsett av HMS-modulen velger dere derfor attributter som er relevante for dere. Eksempler på attributter er blant annet lekeplass, heis og felles ventilasjonsanlegg. Basert på attributtene dere velger vil dere få opp forslag til rutiner tilpasset for deres boligselskap. 
Hvis dere på et senere tidspunkt ønsker å legge til eller fjerne attributter, går dere til innstillinger og endrer dette her. Rutine-forslagene som er tilknyttet attributtet vil da forsvinne fra fremtidig gjennomføring, og tidligere gjennomføringer vil likevel vises i årsrapporten.  

Fordele ansvaret for rutinene 
Alle rutiner som kommer opp som forslag, eller som dere selv oppretter, velger dere et ansvarlig styremedlem for. Det opprettes repeterende oppgaver basert på intervallet på rutinen, og det ansvarlige styremedlemmet vil få opp oppgavene i Oppgaver-modulen når det er på tide å gjennomføre.

Årsrapport som gir oversikt over oppgaver utført i tidligere år 
Under «Rapport» vil dere se status så langt i inneværende år, og her vil det også ligge rapporter fra tidligere år. Årsrapportene opprettes automatisk etter utløpet av et kalenderår. Dette gjør overlapping med et nytt styre smidigere, og det er enkelt å vise til hva slags arbeid som er gjort ved tilsyn.  

God fremstilling av oppgaver som er forfalt 
I dashbordet vil dere se et hjul som på en intuitiv måte viser hvordan dere ligger an med HMS-arbeidet. Her vil forfalte oppgaver synliggjøres, slik at dere kan ta tak i disse.  

Lagre egen dokumentasjon for deres rutiner 
På rutiner kan dere legge inn informasjon og dokumentasjon for hvordan dere skal gjennomføre rutinen i deres boligselskap. Rutineforslagene vil ha en standard beskrivelse, men dere har stor frihet i å tilpasse beskrivelsene slik at det fungerer godt for dere.  

Årshjulet 

Samtidig som vi lanserer HMS-modul med repeterende oppgaver/gjennomføringer av rutiner, er det naturlig å introdusere «Årshjul». I årshjulet kan dere opprette faste rutiner både tilknyttet HMS-arbeid, men også rutiner som er relatert til drift av boligselskapet eller styrearbeidet. Dette kan være rutiner dere ikke ønsker at skal inkluderes i HMS-rapporten deres.  

Oversikt over alle gjentakende rutiner gjennom året  
I årshjulet får dere en enkel oversikt over gjentakende rutiner som er planlagt og når på året disse skal utføres.  

Bidrar til smidig overlapp med nytt styre 
Siden rutinene beholdes i styreportalen når gammelt styret går av, kan nytt styre gå inn og legge til nye ansvarlige. Rutinene beholdes som før. 

Få god oversikt og spre oppgaver ut gjennom året 
Med årshjulet ser dere når de ulike rutinene skal gjennomføres gjennom året. Dere får en god oversikt for enkelt å tilpasse rutinegjennomføringer utover i året etter ønske.  

Hvordan komme i gang

Det er enkelt å ta i bruk HMS-modulen, og det er lite arbeid å sette opp et standardisert HMS-opplegg. Her er en enkel guide for hvordan dere kommer i gang:  

1. Velg attributter i deres boligselskap for å få opp autogenererte rutiner tilpasset deres behov 
   Huk av det dere har, for eksempel heis, lekeplass og/eller felles ventilasjonsanlegg.  
   Er dere i tvil om et attributt passer inn, kan dere velge det nå for å få opp rutinene og eventuelt gå til innstillinger for å fjerne attributtet etterpå. 

2. Deretter tas dere videre til Dashboard for å aktivere HMS-rutinene 
   Her vil dere finne de autogenererte rutinene. Dere velger hvilket styremedlem som skal være ansvarlig for rutinen og startdato på rutineforslagene. Ansvarlig styremedlem vil få oppgaver i Oppgaver-modulen når det er på tide å gjennomføre dem.    

3. Legg til egne rutiner eller endre rutinene dere opprettet i forrige steg  
   Gå til Rutiner for å legge til egne rutiner og for å endre detaljer på eksisterende rutiner. Dere kan endre beskrivelse av rutinen, laste opp tilhørende dokumenter, legge til leverandører, endre intervall for gjennomføring og starttidspunktet for rutinen. 

Dere er nå ferdige med oppsettet og kan lene dere tilbake frem til det er på tide å gjennomføre HMS-oppgavene.  

Oversikt over kommende oppgaver 

HMS-oppgaver som skjer de neste 30 dagene, vil dere finne i Dashboard. I den nye modulen Årshjul vil dere også kunne se oppgaver lengre frem i tid og hvordan de er fordelt gjennom året. I Årshjul-modulen kan dere også opprette andre rutiner som faller utenfor HMS-kategorien og som ikke skal inkluderes i HMS-rapportene. 

Oppgaver 

Det opprettes en oppgave for hvert intervall av rutinene dere har etablert. Disse blir løpende tilgjengeliggjort og administreres i Oppgaver-modulen.  

• Når du har gjennomført oppgaven registrerer du datoen for når oppgaven ble utført.  

Det er også mulig å redigere oppgaver og rutiner fra en oppgave, ved hjelp av tre prikks menyen på oppgaven. Du kan via menyen gjøre følgende:  

• Endre hvem som er ansvarlig for oppgaven (som et engangstilfelle eller permanent for hele rutinen).

• Endre beskrivelsen av oppgaven (som et engangstilfelle eller permanent endre rutinen). 

• Endre frist for oppgaven (som et engangstilfelle).

• Klikke deg direkte til rutinen som trigger oppgaven.  

Sjekk status på HMS-arbeidet 

For å sjekke status på HMS-arbeidet går du til Dashboard i HMS-modulen. Her vil dere se HMS-scoren deres så langt i år, og oppgaver som er forfalt. Forfalte oppgaver vil trekke ned HMS-scoren.  

På rapporter kan dere også følge status på HMS-arbeidet så langt i år. Det vil også lages en årsrapport etter utgangen av kalenderåret, som vil bli liggende som historikk for utført HMS-arbeid i tidligere år.  

Endre rutiner 

• Rutinene kan endres under HMS-rutiner. Her kan dere endre intervall for gjennomføring, dokumentasjon av rutinen og hvem som er ansvarlig for rutinen. 

• Dere kan slette egenopprettede rutiner dersom denne ikke er aktuell i boligselskapet lengre. Autogenererte rutiner fjernes ved å fjerne attributtet under innstillinger som rutinen hører til. Tidligere utførte oppgaver vil vises i årsrapporten, men fremtidige oppgaver knyttet til rutinen slettes. 
   

8 steg for årsmøte og generalforsamling

For boligselskaper som har forberedelse og gjennomføring av årsmøte og generalforsamling som en del av sin forretningsføreravtale, vil din forvaltningskonsulent i samarbeid med styret ta dere trygt gjennom prosessen. De samme stegene er aktuelle for styrene som skal gjennomføre dette på egenhånd.

Her har du 8 punkter Solibo bistår sine boligselskaper med for å lose dem igjennom årsmøte og generalforsamlingsprosessen.

1. Velg dato for møte
Din forvaltningskonsulent vil sende deg et forslag til møtedato. Styret skal videre bekrefte datoen, eller alternativt foreslå en annen dato dersom den ikke skulle passe for dere.

2. Forhåndsvarsel / Frist for innsending av saker
Når dato for møte er fastsatt er det klart for at et forhåndsvarsel kan sendes ut til deres eiere. Solibo sender ut forhåndsvarselet i god tid før møte. Et forhåndsvarsel gir informasjon om den fastsatte møtedatoen og en frist for eiere til å kunne melde inn saker til møte som er viktig for dem.

3. Rekruttering av styremedlemmer og varamedlemmer (ved styrevalg)
Styret bør så raskt som mulig engasjere valgkomitéen for å finne kandidater til nytt styre. Dersom det ikke er valgt en egen valgkomité, er det styret selv som gjør dette arbeidet. Les mer om valgkomiteen her.

4. Styregodkjenning og signering av regnskap
Solibo har ansvaret for å utarbeide årsregnskapet, som skal behandles i møte. Dette årsregnskapet sendes til styremedlemmer for godkjenning og signering i god tid før innkallingen skal sendes ut. Dersom regnskapet revideres av revisor, vil styreleder i tillegg motta en fullstendighetserklæring til signering.

5. Gjennomføring av styremøte

Behandling av innmeldte saker fra eiere og styrets egne saker
Etter at fristen for innsending av saker er utløpt må styret behandle disse sakene, og samtidig utarbeide og behandle saker styret selv ønsker å legge frem for årsmøte og generalforsamling. Vi anbefaler at et slikt styremøte holdes senest 20 dager før møte.

I en behandling av en sak anbefaler vi at styret vurderer følgende:

Vi anbefaler at styret har en dialog med eventuelle forslagsstillere omkring den innmeldte saken. På denne måten kan man om mulig oppnå en enighet mellom forslagsstiller og styret rundt hvordan en sak skal fremstilles eller også om saken kan trekkes og heller behandles på et styremøte. Vær imidlertid oppmerksom på om forslagsstiller har bekreftet at saken kan trekkes og om styret faktisk har fullmakt etter eierseksjonsloven eller borettslagsloven til å fatte et endelig vedtak i den aktuelle saken uten behandling på et årsmøte og generalforsamling.

Det er viktig å undersøke at saken er fremstilt på en måte slik at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Påse at det er et tydelig forslag til vedtak i saken. Et godt formulert forslag til vedtak er en viktig del av innkallingen. Et godt forslag til vedtak skal sikre en effektiv løsning på utfordringen eller problemet, og bør samtidig gi et tilstrekkelig handlingsrom for styret. Dette er også viktig for en effektiv behandling, og at det kommer klart frem hva det ønskes skal voteres over.   

Legg inn eventuelt styrets vurdering og styrets innstilling til de innkommende sakene ved behov. Vi anbefaler dette, da det gir en bedre opplysning av saken og sikrer en effektiv behandling.

Solibo hjelper gjerne styret med å behandle de innkommende sakene og styrets egne saker, så ta kontakt med deres forvaltningskonsulent for tilbud om dette.   

Utarbeidelse av årsrapport
Styret er ansvarlig for å utarbeide en grundig årsrapport som oppsummerer aktivitetene og hendelsene styret har arbeidet med siden forrige årsmøte/generalforsamling, og arbeid styret har planlagt fremover. Denne informasjonen vil også være en viktig del av opplysninger som oppgis til meglerforetak ved salg av boliger i boligselskapet.

Valg av hvordan møte skal gjennomføres
Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres. Vi opplever at flere av våre kunder velger å gjennomføre årsmøte og generalforsamling på en annen måte enn fysisk. Generelt er det også en tendens at det er flere som deltar dersom møtet avholdes digitalt og/eller ved skriftlig avstemming. 

Dersom det kun skal behandles enkle saker som godkjenning av årsregnskap og valg av styre, er det normalt helt uproblematisk med en digital eller skriftlig behandling. Ved behandling av mer komplekse og prinsipielle saker, som kanskje også medfører en åpen debatt under møte, er det kanskje mer hensiktsmessig å velge en mer tradisjonell møteform med fysisk oppmøte.

Vær imidlertid oppmerksom på at årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres som et fysisk møte dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. 

6. Utarbeidelse og utsendelse av innkalling
Solibo utarbeider og sender ut en komplett innkalling til møte. Innkallingen inneholder en saksliste, tid og sted for møte, årsrapport, årsregnskap, evt. styrevalg og eventuelle innkommende saker fra eiere og styrets saker. I tillegg følger det med fullmaktsskjema dersom enkelte eiere ikke har anledning til å delta selv. Innkallingen sendes tidligst ut 20 dager før møte og senest 8 dager før.

7. Gjennomføring av årsmøte og generalforsamlingen
Styrelederen leder årsmøte eller generalforsamlingen med mindre møte velger en annen møteleder. En representant fra Solibo leder gjerne møte deres, uten ekstra kostnad.
Alle eiere har rett til å delta på møte med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig. Eieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

På selve møtedagen gjennomgås sakslisten, og Solibo vil presenterer blant annet regnskapet. Det er kun saker nevnt i innkallingen som skal behandles. Eierne har muligheten til å stille spørsmål og debattere sakene, før eierne går til votering av sakene. Det er viktig å opprettholde en respektfull tone og gi alle anledning til å uttrykke sine meninger.

Det er viktig å føre nøye protokoll over møte. Protokollen skal inneholde alle beslutninger som er fattet, samt resultatene av voteringer. Protokollen er dermed et viktig dokument som viser hvilke beslutninger sameie/borettslaget har fattet, og vil være et viktig styringsdokument for styret som er pliktig til å utføre vedtak gjort av årsmøte/generalforsamlingen. Representant fra Solibo fører gjerne protokollen.

8. Vel gjennomført møte / Møtet er hevet
Etter møtet skal protokollen signeres av valgt møteleder, protokollfører og protokollvitne. Når protokollen er ferdig signert av alle parter skal protokollen gjøres tilgjengelig for alle eiere. Styret har videre ansvar for at alle fattede vedtak som krever det, blir fulgt opp og gjennomført. Styret bør holde eiere oppdatert om gjennomføring av vedtakene på plattformer eiere normalt finner informasjon som gjelder sameiet/borettslaget.

Har styret behov for råd og bistand rundt vedtak som har blitt fattet, så står din forvaltningskonsulent klar til å høre fra dere.

Viktige punkter til Budsjettprosessen 2024

Med budsjettsesongen rett rundt hjørnet, vil vi dele noen generelle betraktninger i forkant av arbeidet slik at dere i styret vet hva boligselskapet kan forvente av kostnadsutvikling i året som kommer.

Inflasjon
Konsumprisindeksen (KPI) økte med 6,3% fra august 2022 til august 2023. Det er enda usikkerhet rundt hvor mye allerede vedtatte rentehevinger og kommende rentehevinger vil bidra til å dempe prisveksten frem mot januar, hvor de fleste leverandører velger å justere prisene sine. Det vil dermed være fornuftig at boligselskapet budsjetterer kostnadsøkning på sine tjenester i takt med den sist kjente konsumprisindeksen ved utarbeidelse av budsjettet. Eksempler på dette vil være vaktmestertjenester, renholdstjenester, tv- og bredbåndstjenester med mer.

Energikostnader

Fremtidsutsiktene for strømprisene er vanskelig å fastslå, men gjennomsnittprisen for strøm fremover ser ut til å kunne bli noe lavere basert på prognoser som nå foreligger. Det vil være fornuftig å ta utgangspunkt i erfaringer fra inneværende og tidligere år når man skal budsjettere kostnader til felles strøm og eventuell oppvarming i et ellers usikkert strømmarked.

Lån

Styringsrenten har hittil i år blitt økt med 1,50 % siden starten av 2023. Det er forventninger om en ytterligere renteheving i desember på 0,25 %. For boligselskaper vil dette innebære at man vil kunne se markedsmessige rentenivåer på mellom 6 - 8 % innen utgangen av 2024.

Forsikring

Forsikringspremien blir normalt justert årlig basert på endring i byggindeksen. Det kan i tillegg komme justeringer i forsikringspremien som følge av skadehistorikk og sikringstiltak. Solibo har et samarbeid med Gjensidige Forsikring, og din forvaltningskonsulent kan bistå deres boligselskap med å innhente tilbud og gi en vurdering av betingelsene.

Vedlikehold

Vedlikehold er en av styrets viktigste oppgaver, og budsjettering av vedlikehold vil være budsjettposten styret vil ha størst innvirkning på i budsjettarbeidet. Bygningsmasse forfaller over tid, og man kommer ikke utenom å utføre vedlikehold nå og da. Mange styrer synes det er vanskelig å vurdere hvilke vedlikeholdsbehov som må gjennomføres. For å være sikker på at rett tiltak blir utført til rett tid lønner det seg å ha en vedlikeholdsplan. Med en god plan for vedlikeholdet vil dette bidra til en forutsigbar økonomistyring og man unngår i større grad uforutsette kostnader som kan være en utfordring for flere boligselskaper.

Ønsker dere å høre mer om vedlikeholdsplan eller bestille dette for deres boligselskap, kan dere ta kontakt med din forvaltningskonsulent. Dere kan også lese mer om vedlikeholdsplan her.

Kommunale avgifter

Prisendringer i de kommunale avgiftene fastsettes av den enkelte kommune hvert år. Informasjon om forventede prisøkninger finner du på kommunens hjemmesider.

Felleskostnader

Som følge av endrede kostnader i et boligselskap kan det være nødvendig at det må gjøres justeringer av felleskostnadene. Dette for at boligselskapet skal ha økonomi til å håndtere boligselskapets faste kostnader, sikre tilstrekkelig likviditet, samt sørge for å ha et handlingsrom til å møte uforutsette kostnader.  

Solibo – En totalleverandør for ditt boligselskap

I administrasjonen av et boligselskap er både regnskapsføreren og forretningsføreren sentrale aktører. Begge har ansvar for ulike aspekter av selskapets drift, men det er flere grunner til hvorfor det er best å ha en forretningsfører i stedet for å benytte seg av et regnskapsføringsbyrå.

Forretningsførsel – alt på ett sted

En forretningsfører har en bredere rolle i administrasjonen av et boligselskap og tar hånd om alle oppgavene som en regnskapsfører gjør.

En regnskapsfører er spesialisert på å håndtere økonomiske transaksjoner og regnskap for et selskap. I et boligselskap har regnskapsføreren ansvar for å føre regnskapet i henhold til gjeldende regelverk og retningslinjer. Deres oppgaver inkluderer bokføring, avgiftsrapportering og utarbeidelse av årsregnskap. Regnskapsføreren spiller en viktig rolle i å opprettholde den økonomiske integriteten til selskapet, sikre nøyaktig rapportering og overholde regnskapsstandarder.

Forretningsføreren tilbyr ikke bare de samme tjenestene som et regnskapsbyrå, men kan også bidra med den daglige driften, strategisk planlegging, håndtering av vedlikehold og reparasjoner, budsjettstyring og økonomisk administrasjon. Forretningsføreren spiller en sentral rolle i å sikre en effektiv drift og trivsel i boligselskapet.

Hvorfor er en forretningsfører best for et boligselskap?

Helhetlig styring: En forretningsfører tar seg av både de økonomiske aspektene og den operative driften av boligselskapet. Dette gir en helhetlig styring og koordinering av selskapets aktiviteter. Forretningsføreren kan jobbe tett med regnskapsføreren for å sikre at økonomien er i orden samtidig som de tar seg av andre viktige oppgaver.

Bistand under årsmøte/generalforsamling: En forretningsfører gir verdifull bistand under årsmøteprosessen ved å hjelpe til med forberedelse av dokumentasjon, organisering av møtet og sørge for en konstruktiv gjennomføring, samt bistå med alt etterarbeid. I tillegg kan de bidra med profesjonell rådgivning og veiledning til styret og beboerne for å sikre en effektiv og vellykket årsmøteprosess.

Strategisk planlegging: En forretningsfører kan identifisere nye muligheter, implementere effektive prosesser og sikre at selskapet er rustet for fremtidige utfordringer. Dette bidrar til å sikre at boligselskapet er godt posisjonert for suksess på lang sikt.

Budsjettplanlegging: Forretningsføreren utarbeider og administrerer budsjettet for boligselskapet i samarbeid med styret. Dette inkluderer å estimere kostnader, forvalte inntekter og sikre at økonomien er bærekraftig.

Effektiv drift: En forretningsfører er dedikert til den daglige driften av boligselskapet. De kan bistå med administrative oppgaver, vedlikehold, og beboerrelasjoner. Dette frigjør tid for styret og beboerne til å fokusere på andre viktige saker og skape et trivelig miljø og en mer effektiv drift av selskapet.

Vedlikehold og reparasjoner: Forretningsføreren kan bistå med å koordinere og overvåke vedlikehold og reparasjoner av fellesarealer, fasiliteter og infrastruktur i boligselskapet. De sørger for at vedlikeholdsplaner blir fulgt og at eventuelle problemer blir håndtert effektivt.

Kommunikasjon og konflikthåndtering: Forretningsføreren fungerer som en kommunikasjonskanal mellom styret, beboere og eksterne interessenter. De svarer på henvendelser, adresserer klager og arbeider for å løse eventuelle konflikter som kan oppstå i boligselskapet.

Ekspertise og erfaring: En forretningsfører bringer med seg spesialisert kunnskap og erfaring innen boligselskapets drift. De har ofte bred kompetanse innenfor eiendomsforvaltning, økonomiske styring og juridiske aspekter ved boligselskaper. Dette gjør dem i stand til å håndtere komplekse saker og ta veloverveide beslutninger til beste for selskapet og beboerne.

Hvorfor velge Solibo som boligselskapets forretningsfører?

Solibo tilfører tjenester som et rent regnskapsbyrå ikke kan tilby. Vi påtar oss ansvaret for håndteringen av de økonomiske aspektene for boligselskapet ditt, samtidig som vi gir støtte og assistanse på punktene vi har gjennomgått i denne artikkelen. Vi forenkler styrets hverdag ved å tilby tjenester som er tilpasset boligselskapets behov. Ved å velge oss som forretningsfører, sikrer dere en helhetlig styring og ekspertise innenfor boligselskapets drift.

Vedlikeholdsplan - en liten kostnad i det store bildet

Vedlikehold i borettslag og sameier er dyrt, men det er nødvendig for å opprettholde eiendommens verdi, sikkerhet, trivsel og en forutsigbar økonomi.

Det kan være fristende for styrene å utsette vedlikeholdsarbeidet for å spare penger, men erfaringsvis er dette fordyrende i lengden. En god vedlikeholdsplan kan være en liten kostnad i det store bildet og kan bidra til å unngå skippertak på vedlikeholdsfronten og overraskende økonomiske belastninger på de som bor i borettslaget.

Hvorfor er vedlikehold viktig i borettslag og sameier?

Opprettholde eiendommens verdi

En av de viktigste grunnene til at vedlikehold er viktig i borettslag og sameier er for å opprettholde eiendommens verdi. En eiendom som er godt vedlikeholdt vil ha en høyere verdi enn en som er forsømt. Potensielle boligkjøpere merker fort om det er et velholdt borettslag eller ikke. Det man ser ved første øyekast omhandler i stor grad det estetiske. Er inngangspartier og dører rene, hele og pene? I senere tid ser vi også en trend der stadig flere blir opptatt av at det foreligger gode planer for vedlikeholdet når de vurderer hvilken bolig de skal kjøpe. Det er veldig fornuftig, og kan forklares med følgende eksempel: Dersom du kjøper en leilighet i dag, og det rett etter overtakelse viser seg at tak eller rør må rehabiliteres, kan det være at borettslaget tar opp et felles lån for å utbedre dette. Om din andel av dette lånet er 200.000 kroner, har du «tapt» dette over natten, da de som potensielt kjøper din bolig vil måtte hensynta den økte fellesgjelden.

Forutsigbar økonomi

En annen grunn til at vedlikehold er viktig i borettslag og sameier er for å ha en forutsigbar økonomi.

Dersom vedlikehold blir forsømt, kan det føre til større problemer og reparasjonskostnader senere. Det kan også føre til at eiendommen må rehabiliteres eller moderniseres tidligere enn planlagt, noe som er en unødvendig kostnad for beboerne.

Ved å ha en vedlikeholdsplan kan styret planlegge og budsjettere for fremtidige vedlikeholdsarbeid, og beboerne kan planlegge for økte kostnader god tid i forveien. Ved å spare systematisk til vedlikehold og ha en god buffer, kan man også unngå å måtte gjøre kapitalinnkrevinger (kreve inn en større sum felleskostnader som et engangsbeløp), som igjen er belastende for de fleste.

Sikkerhet og trivsel

Heiser, elektriske installasjoner og takrenner er eksempler på noen bygningsdeler som må ha tilsyn og vedlikehold for å ikke føre til fare for brann, klemskader eller istapper. Dette er bare noen eksempler på vedlikehold som har direkte innvirkning på sikkerheten i bygget.

Et godt vedlikeholdt borettslag eller sameie vil være mer attraktivt å bo i, og det kan føre til at beboere trives bedre. Har man god kontroll på vedlikeholdet er det også enklere for styret å ha overskudd til bomiljøtiltak som gir økt trivsel.

Styrets ansvar

Styrets ansvar for vedlikehold i borettslag og sameier er å sørge for at eiendommen er godt vedlikeholdt og i god stand. Dette inkluderer å planlegge, gjennomføre og budsjettere for fremtidig vedlikeholdsarbeid. Styret må også sørge for at vedlikeholdsarbeidet utføres på en trygg og forsvarlig måte, og at beboerne er informert om eventuelle planlagte vedlikeholdsarbeider.

Styrets ansvar for vedlikehold fremgår av Eierseksjonsloven (ESL) § 33, og Burettslagslova (BRL) § 5-17.

Styret har ansvar for å utarbeide en vedlikeholdsplan for eiendommen. Dette innebærer å vurdere hva som må gjøres av vedlikeholdsarbeid på kort og lang sikt. Vedlikeholdsplanen bør inkludere en oversikt over hvilke områder som må vedlikeholdes, når dette må gjøres, og hvilke kostnader som vil påløpe. Planen bør også hensynta sikkerhetskrav og gjeldende lover og regler.

Det er ikke direkte lovpålagt å utarbeide en vedlikeholdsplan, men det er vanskelig å se hvordan styret skal klare å forvalte vedlikeholdsansvaret uten en slik plan til grunn.

Styret må også sørge for at det er tilstrekkelig med midler tilgjengelig til å dekke vedlikeholdsarbeidene. Dette innebærer å sette opp et vedlikeholdsbudsjett og sørge for at det er tilstrekkelige midler tilgjengelig for å dekke kostnadene. Det kan være lurt å inkludere en buffer i budsjettet for uforutsette kostnader.

Når vedlikeholdsarbeid skal utføres, har styret ansvar for å velge en kvalifisert entreprenør og å følge opp arbeidet. Det er viktig å sørge for at entreprenøren er forsikret og at arbeidet utføres på en trygg og forsvarlig måte. Styret må også sørge for at beboerne er informert om når og hvor vedlikeholdsarbeidene vil finne sted. Styret vil alltid være byggherre og bære byggherreansvaret for vedlikeholdsarbeidet som gjøres i sameiet eller borettslaget.

Som regel setter styret bort alle deler av vedlikeholdsarbeidet til profesjonelle aktører, både utarbeidelse av vedlikeholdsplaner og prosjektledelse av større vedlikeholds- og rehabiliteringsprosjekter.

Hvordan unngår vi skippertak på vedlikeholds fronten?

Det er viktig å sørge for kontinuitet i vedlikeholdsarbeidet. I bunn og grunn er det ikke vanskeligere enn å anskaffe en vedlikeholdsplan – og følge den. Det er det siste punktet som noen ganger byr på utfordringer. Sårbarheten ligger i at styret ofte skiftes, og det er umulig å vite at et fremtidig styre vil forholde seg til den planen som implementeres i dag. En mulig løsning på dette er å inngå en vedlikeholdsavtale med oss, på tjenesten Ivareta Vedlikehold. Vi vil sikre at vedlikeholdsplanen følges kontinuerlig i 10 år og fungerer som en retningslinje gjennom forskjellige styreperioder. For å tydeliggjøre dette ytterligere: En vedlikeholdsplan er ofte utarbeidet for en 10-årsperiode. I løpet av 10 år har man flere utskiftninger av styret. Vi kan være der i alle de 10 årene, og overføre kunnskap om vedlikehold i borettslaget fra styre til styre. Samt sørge for at vedlikeholdsplanen blir fulgt, og at borettslaget blir et bedre sted å bo.

Hvordan kan beboerne bidra til et godt vedlikeholdsarbeid?

Beboere kan bidra til vedlikehold i langt større grad enn de kanskje selv er klar over.

Først og fremst kan de bidra ved å rapportere avvik så tidlig som mulig. Jo tidligere man får tatt tak i et avvik, desto rimeligere er det som regel å utbedre det. I et lite sameie med 8 leiligheter i én oppgang vil styret som regel få med seg det meste rimelig kjapt. I store borettslag med flere hundre boliger fordelt over mange oppganger, og mange bygg, er det ikke like lett å plukke opp avvik og mangler som bør tas tak i.

Ellers er det mye vedlikehold som ikke er mer komplisert enn at man kan få mye gjort på en godt planlagt dugnad. Det forutsetter en god plan, og vilje til å bidra fra beboere, for at dette skal lykkes. Når dette er på plass, er det overraskende hvor mye man kan få gjort på dugnad. Er ikke dette til stede er det bedre å kjøpe disse tjenestene eksternt.

Noe som kanskje er mindre intuitivt, er at beboerne kan bidra til å redusere vedlikeholdsbehovet ved å redusere slitasjen på eiendommen i det daglige. Oppussing og flytting kan gå hardt utover overflater i inngangspartier og her bør det tas hensyn fra den enkelte når denne type aktiviteter skal gjennomføres.

Om man skyller ut mye fett og annet som ikke bør gå inn i rør-nettet, og dette fører til at rør går tett eller sprekker, kan dette føre til kostbare vannlekkasjer. Enkle grep blant beboerne kan utgjøre store besparelser.

Et godt vedlikeholdt borettslag starter med en god vedlikeholdsplan. Ta kontakt med oss i dag for et uforpliktende tilbud.

Hvordan å få til en vellykket dugnad – tips og triks

En dugnad er definert som frivillig, ubetalt arbeid som er gjort i fellesskap. Det stilles ingen formelle krav i loven på at eiere i et boligselskap må være med på dugnad og styret kan heller ikke pålegge eiere til å delta. Så hva er den beste måten for å få med fellesskapet på dugnaden?

Det er mange måter styret kan få eiere engasjert på og for å få til en effektiv dugnad må styret planlegge godt og tilby en «gulrot» for oppmøte!  

Forberede til dugnad

Boligselskap pleier å avholde dugnader to ganger i året, en gang om våren og en om høsten. Men uansett når det skal avholdes, er det viktig med gode forberedelser før dugnaden skal skje. Datoen må avklares, oppgavene skal drøftes, invitasjonen skal skrives og sendes ut, og utstyr skal handles inn.

Før informasjon om dugnaden sendes ut, bør styret fastslå målsetninger og sluttilstand for dugnaden – hvordan ønsker styret at det skal se ut etter at dugnaden er ferdig? Etter oppgavene er bestemt og datoen er satt, må informasjon sendes ut til eiere. Det fins mange måter å organisere dugnaden på. Styret pleier å sende ut et infoskriv med en dato og tidspunkt hvor eiere skal møte opp for å utføre oppgaver sammen i fellesskap. Styret kan også velge å lage en liste over oppgaver som bør gjøres som gir eiere mulighet til å velge hvilke oppgaver de kan se for seg. Hvis styret velger denne metoden er det lurt å sette en frist på når oppgavene skal utføres innen.

En dugnad kan ikke gjøres uten utstyr. Om dere skal male benkene ut i gården, må malerkoster handles inn. Om buskene skal skjæres må dere ha utstyr til dette. Det er styrets ansvar at det er kjøpt inn nok utstyr til alle som skal delta i dugnaden.

Oppgaver å gjøre under dugnaden

Mulighetene under dugnad er endeløse. Her må man vurdere hva som kan gjøres lett av eiere og hva som bør settes bort til fagfolk. Det er en fin balanse mellom å ikke planlegge for mye samt å ikke ha for lite oppgaver for eierne under dugnaden.

Bruk tiden under dugnaden til å gjøre små vedlikeholdsoppgaver som rydding i bakgården eller å trimme hekkene. Det beste for boligselskapet er at eiere gjør mindre vedlikeholdsoppgaver mens store oppgaver settes bort til fagfolk. Om dere har planer om å male fasaden bør dette settes bort til fagfolk for å sørge for at jobben blir ordentlig gjort og sikkerhet ivaretas. Men om det er snakk om å flekke over rekkverk eller vinduskarmer kan dette fint gjøres av eiere under dugnad. Jo flere mindre oppgaver som kan gjøres av eiere under dugnaden, jo lettere er det for styret å holde felleskostnadene lav i boligselskapet.

Hvordan oppmuntre oppmøte?

De fleste boligselskap strever med å få til godt oppmøte under dugnader. Det anbefales å gjøre dugnaden til et sosialt arrangement for eiere. Gi dem en mulighet til å møte naboene og samarbeide for å utbedre bomiljøet. Dugnaden ganger jo trossalt fellesskapet.

Et hyggelig arrangement kan ha mange forskjellige ansikter, men det slår aldri feil med en liten «gulerot» under dugnaden. Servering av mat og drikke, en form for underholdning eller loddtrekning av premier kan være gode eksempler for å få til godt oppmøte. Et eksempel som ofte blir brukt er å gjemme gavekort eller andre premierer rundt omkring der eiere skal plukke søppel etter snøen har smeltet om våren. Litt senere på året kan man grille pølser og servere brus etter en dag med å fjerne løv fra sluk og avløp og gjøre gården klar til vinteren.

Uansett hvilken metode dere i styret går for, er det viktig å gjøre dugnaden inspirerende og effektiv, så man får engasjerte eiere som ønsker å bidra til felleskapet.

Fire gode råd til årsmøtet i deres sameie eller borettslag

Av Erlend Glad, advokat i Solibo 

Årsmøtet eller generalforsamlingen er den største årlige begivenheten i et sameie eller borettslag. Det er flere oppgaver som må utføres i prosessen, både under forberedelsen og selve gjennomføringen. 

Her er fire gode råd for hvordan man gjennomfører årsmøtet i deres sameie eller borettslag. 

Innhold 

1. Forbered møtet i god tid i samråd med forretningsfører 

2. En god innkalling er avgjørende for et godt møte og gode avgjørelser 

3. Møtet avholdes fysisk eller på annen forsvarlig måte 

4. Gjennomfør møtet på en ryddig og effektiv måte 

Forbered møtet i god tid i samråd med forretningsfører 

Eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) fastslår at henholdsvis ordinært årsmøte og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. De fleste gjennomfører ordinært årsmøte eller generalforsamlingen i perioden mars til mai. 

En av de viktigste oppgavene for forretningsfører er å bistå styret med å planlegge og forberede årsmøtet eller generalforsamlingen. Solibo følger opp styret tett og kommer både med forslag til tentativ dato for møtet, varsler eierne om møtet og frist for innmelding av saker, utarbeider årsregnskapet og sender den formelle innkallingen til møtet. 

Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (1) at styret på forhånd av ordinært årsmøte og generalforsamling skal varsle eierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet på møtet. 

Mange styrer venter til siste liten med å sende ut forhåndsvarselet, og kommer dermed gjerne i tidsnød før møtet. Dette påvirker saksforberedelsene og medfører unødvendig stress i prosessen.  

Forhåndsvarselet bør sendes ut på et så tidlig tidspunkt som mulig, og med en slik frist at styret får tid til å behandle eventuelle innmeldte saker. Det bør som en enkel tommelfingerregel settes av tid til minst ett styremøte der både innmeldte saker, årsregnskap og årsmelding kan behandles og vedtas. 

Når et forslag er fremsatt innen fristen, skal forslaget tas med i innkallingen til møtet, jf. eierseksjonsloven § 43 femte ledd og borettslagsloven § 7-7 (2). Styret bør også vurdere å ta med saker som er meldt inn kort tid etter fristen eller i god tid før innkallingen skal sendes ut. Slik kan man unngå interne konflikter med beboere og heller få saken behandlet og ut av verden med det samme. 

Styret bør nøytralt gjengi forslagsstillers saksfremstilling og forslag til vedtak akkurat slik dette er fremmet. Styret har imidlertid rett til å ta inn sin egen saksfremstilling og forslag til vedtak dersom de er uenige med forslagsstiller eller ser behov for å tilføye noe eller oppklare eventuelle misforståelser. 

Vi anbefaler at styret har en dialog med eventuelle forslagsstillere før innkallingen utformes og sendes ut til eierne. På denne måten kan man om mulig oppnå en enighet mellom forslagsstiller og styret rundt hvordan en sak skal fremstilles eller også om saken kan trekkes og heller behandles på et styremøte. Vær imidlertid oppmerksom på om forslagsstiller har bekreftet at saken kan trekkes og om styret faktisk har fullmakt etter eierseksjonsloven eller borettslagsloven til å fatte et endelig vedtak i den aktuelle saken uten behandling på et årsmøte. 

Solibo håndterer store deler av prosessen med forberedelse av årsmøte og generalforsamling, og holder en tett dialog med styret. Med vår kompetanse og erfaring er dere i trygge hender. 

En god innkalling er avgjørende for et godt møte og gode avgjørelser 

Den viktigste delen av forberedelsene til årsmøtet eller generalforsamlingen ligger i arbeidet med innkallingen til møtet. Sagt på en annen måte - en ryddig og gjennomtenkt innkalling legger det beste grunnlaget for et godt møte og gode avgjørelser. 

Det er viktig å fremstille en sak på en slik måte at samtlige eiere forstår utgangspunktet og konteksten for det forslaget som fremmes. Dersom styret for eksempel fremmer en sak om et større vedlikeholdsprosjekt, så er det avgjørende å få eierne til å forstå at vedtaket er helt nødvendig. Det kan ofte være en fordel å heller gi for mye enn for lite informasjon. En typisk årsak til at en sak ikke oppnår tilstrekkelig flertall på årsmøtet er nettopp at de fremmøtte er usikre på hva de faktisk stemmer over. 

Et godt formulert forslag til vedtak er en viktig del av innkallingen. Under et fysisk møte vil forslagsstiller kunne gi en nærmere muntlig redegjørelse for saken og gjøre visse endringer på forslaget til vedtak, men man bør ta sikte på at innholdet i innkallingen skal være godt nok både for sakens innhold og det vedtak som fremmes. 

Forslaget til vedtak bør sikre en effektiv løsning på utfordringen eller problemet. Styret er valgt til å drifte boligselskapet, og som regel vil det være mest hensiktsmessig at årsmøtet eller generalforsamlingen gir styret fullmakt til å følge opp en sak videre innenfor visse rammer.  

For eksempel at årsmøtet fatter et prinsippvedtak om at en seksjonseier skal kunne få kjøpe deler av fellesareal i sameiet til noen gitte vilkår, og at årsmøtet samtidig gir styret fullmakt til å inngå en formell utbyggingskontrakt med seksjonseier der de prinsipielle vilkårene og øvrige detaljer er regulert. 

Et annet eksempel er at generalforsamlingen i et borettslag vedtar et stort vedlikeholdsprosjekt med en estimert ramme, men overlater til styret å forhandle videre med aktuelle entreprenører. I tillegg kan det være en fordel at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å sikre tilstrekkelig finansiering av prosjektet, enten gjennom låneopptak eller ekstraordinær innbetaling fra eierne. Finansieringsmetoden kan være av prinsipiell betydning for mange eiere, og valget av løsning bør ofte legges frem til avstemming på generalforsamlingen. 

Kort oppsummert bør man tenke på følgende i forbindelse med utarbeidelse av innkallingen: 

• Påse at alle faste punkter for det ordinære årsmøtet er tatt med 

• Innmeldte saker skal inn i innkallingen med mindre forslagsstiller trekker saken 

• Styret kan med fordel gi sin egen innstilling til alle innmeldte saker fra eierne 

• Styret må lage en skikkelig saksfremstilling som tydelig viser bakgrunnen for deres forslag 

• Forslag til vedtak må innebære en effektiv løsning og tilstrekkelig handlingsrom for styret 

Det følger av eierseksjonsloven § 43 første ledd og borettslagsloven § 7-6 (1) at styret innkaller til årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager. 

For å unngå spørsmål om innkallingen til møtet har vært lovlig, så bør man ha som en fast regel at man sender ut innkallingen slik at eierne har denne i hende senest åtte dager før møtet. Ved utsending via epost er dette sjelden en utfordring. 

Vi i Solibo står klare til å bistå styret med å utforme gode innkallinger, og kan være behjelpelig med å utforme både saksfremstilling og gode forslag til vedtak i samråd med styret. Erfaringsmessig er det mye tid og ressurser å spare på å la oss bistå tett i forberedelsen av årsmøtet. 

Møtet avholdes fysisk eller på annen forsvarlig måte 

Det følger av eierseksjonsloven § 41 og borettslagsloven § 7-4 (4) at styret beslutter hvordan årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres.  

Bestemmelsen trådte i kraft 1. april 2021 som følge av utfordringene med fysiske møter under koronarestriksjonene. Det er imidlertid ikke noe vilkår at det må være en spesiell situasjon eller forhold som begrenser muligheten til å avholde fysiske møter. Styret kan uavhengig av slike forhold avgjøre at årsmøtet eller generalforsamlingen skal avholdes på en annen måte en fysisk. 

Dersom årsmøtet eller generalforsamlingen ikke skal gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte og generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet. I praksis er det forretningsfører som tilrettelegger for og bidrar til en forsvarlig gjennomføring av årsmøte og generalforsamling. 

Vi opplever at flere av våre kunder velger å gjennomføre årsmøte og generalforsamling på en annen måte enn fysisk. Generelt er det også en tendens at det er flere som deltar dersom møtet avholdes digitalt eller ved skriftlig avstemming.  

Dersom det kun skal behandles enkle saker som godkjenning av årsregnskap og valg av styre, er det normalt helt uproblematisk med en digital eller skriftlig behandling. Ved behandling av mer komplekse og prinsipielle saker, som kanskje også medfører en åpen debatt under møtet, er det kanskje mer hensiktsmessig å velge en mer tradisjonell møteform med fysisk oppmøte. Det er styret, gjerne i samråd med forretningsfører, som avgjør hvordan møtet skal gjennomføres.   

Vær imidlertid oppmerksom på at årsmøtet eller generalforsamlingen skal gjennomføres som et fysisk møte dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det.  

Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra eierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at eierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.  

Vi i Solibo informerer om denne muligheten både i forhåndsvarsel og i senere innkalling til møtet, og blir enig med styret om en siste frist for å fremsette krav om fysisk møte. 

Gjennomfør møtet på en ryddig og effektiv måte 

Etter innkallingen er utarbeidet og sendt eierne, er det bare å vente til dagen for årsmøtet eller generalforsamlingen kommer. Møtet kan kun behandle saker som er nevnt i innkallingen, med mindre noe annet fremgår av loven eller vedtektene. 

Alle eiere har rett til å delta på møtet med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren har rett til å være til stede og til å uttale seg. En eier kan også møte ved fullmektig. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Eieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det. 

Styrelederen leder årsmøtet eller generalforsamlingen med mindre møtet velger en annen møteleder. Mange velger å la en representant fra Solibo fungere som møteleder. For å sikre en korrekt og effektiv gjennomføring av møtet, så anbefaler vi gjerne at vi håndterer møterollen. Dette er det imidlertid helt opp til årsmøtet selv å avgjøre. 

Selv om det ikke fremgår direkte av verken eierseksjonsloven eller borettslagsloven, anbefaler vi at man opererer med noen enkle møteregler under årsmøtet, herunder at: 

• Alle deltakerne har en høflig og saklig tone med hverandre  

• Alle holder seg til de sakene som behandles iht. innkallingen 

• Møteleder kan gripe inn for å sikre en effektiv fremdrift i møtet 

På samme måte som ved forberedelsen til møtet og utarbeidelse av innkallingen, er det svært viktig å tenke nøye gjennom de vedtak som fattes under møtet.  

Med godt forberedte saker og forslag til vedtak, vil man normalt ha lagt det nødvendige grunnlaget for å sikre gode avgjørelser. Ved endringer eller tillegg til det opprinnelige forslaget til vedtak, har møteleder et særskilt ansvar for å lede prosessen på en ryddig måte og bidra til at møtet fatter gjennomtenkte og tydelige vedtak som hindrer senere tvil eller tvist om hva som faktisk ble vedtatt. 

Solibo forenkler styrets hverdag og øker boligselskapets verdier 

Vår visjon er å forenkle styrets hverdag og øke boligselskapets verdier. Denne visjonen er gjennomgående i den servicen og tjenestene vi tilbyr og utvikler. Solibo vil alltid være i utvikling for å kunne yte best mulig tjenester og service til våre kunder. 

Årsmøteprosessen kan være både tidkrevende og utfordrende, og derfor har vi et stort fokus på å ha effektive rutiner og tilby løsninger som forenkler denne oppgaven for styret. Med tett dialog og bistand under prosessen, er dere i trygge hender hos Solibo. 

Fordelene med forretningsfører i små borettslag og sameier

Forretningsførsel er en tjeneste som forenkler styrets hverdag. Forretningsfører tilfører styret den kompetansen og de systemene de trenger for å kunne drive sameiet eller borettslaget godt og effektivt. I tillegg avlaster forretningsfører styret direkte, for eksempel gjennom å ta ansvar for føringen av regnskapet og kommunikasjon med meglere ved salg av bolig.

Fordelene med at noen utenfor boligselskapet håndterer økonomien

Mange mindre boligselskap velger å føre regnskapet sitt selv. Det er flere ulike grunner til at man velger å gjøre det slik, men det kan ofte være en fordel å finne noen utenfor boligselskapet til å ta seg av regnskapet.

1. Man er ikke avhengig av å ha regnskapskyndige i boligselskapet

Dersom man fører regnskapet selv er man avhengig av å ha noen som bor i sameiet eller borettslaget som både er villig til, og har regnskapsforståelse nok til å kunne løse oppgaven. Uavhengig om man setter opp et fullverdig regnskap, eller om man fører oversikt over inn- og utbetalinger, bør man ha en viss forståelse for økonomi. Man er dermed ganske sårbar dersom den som sitter med regnskapet i boligseselskapet flytter.

2. Noen andre tar seg av det som må sendes inn i Altinn

Som hovedregel skal alle boligselskap rapportere tredjepartsopplysninger til skattemyndighetene. I tredjepartsopplysningene skal alle eiere sin andel av felles inntekter, utgifter, formue og gjeld fylles ut og sendes inn i Altinn. Dette kan for mange oppfattes som en krevende oppgave - dersom man velger å sette bort regnskapet til noen utenfor boligselskapet tar de seg av rapporteringen.

3. Man slipper å kreve inn felleskostander

For at boligselskapet skal kunne driftes forsvarlig er man avhengig av å ha en god nok likviditet. Boligselskapets eneste inntektskilde er som regel felleskostnadene, så man er nødt å passe på at alle betaler inn det de skal til rett tid. Dersom man fører regnskapet selv, må man også stå for innkreving av penger selv. Dette kan fort bli ubehagelig dersom det er ens nærmeste nabo eller en man møter på i bakgården fra tid til annen som skylder penger.

4. Man setter bort administrasjon

I Brønnøysundregistrene står både styreleder og styremedlemmer oppført. Ved skifte av styre må dette oppdateres, slik at all post og alle hendvendelser mottas av rett person. Ved salg av boliger i boligselskapet må også styret utgi megleropplysninger om boligen til eiendomsmegler.

Hvorfor velge en forretningsfører og ikke en regnskapsfører?

En forretningsfører er spesialisert på sameier og borettslag. I motsetning til et regnskapskontor, forvalter en forretningsfører kun boligselskap, og kan tilby mer spissede tjenester, ofte til en lavere pris. En god forretningsfører tilfører så stor verdi til sameiet at det utvilsomt lønner seg å ha denne tjenesten for styret, derfor har også de aller fleste sameier og borettslag dette. Det kan variere mye hva forretningsførsel kan inneholde hos ulike aktører, så videre tar vi for oss hva man får med Solibo som forretningsfører.

1. Tilpasset rådgivning

Med Solibo som forretningsfører får man tildelt en fast kontaktperson som kan hjelpe styert med større og mindre ting de måtte lure på. Våre forvaltningskonsulenter har erfaring fra å bistå mange ulike selskap med de utfordringer og problemstillinger de måtte ha.

2. Enkel tilgang på tilleggstjenester ved behov

For at hverdagen som styreleder eller -medlem skal være så enkel som mulig, vil det for noen være nødvendig å ta i bruk tilleggstjenester - enten permanent eller i kortere perioder.

Planlegging og gjennomføring av vedlikeholdstiltak er en sentral del av jobben som må gjøres i et styre, uavhengig om bygget til boligselskapet er gammelt eller nytt. Det kan være vanskelig å vite hva som bør gjøres og til hvilken tid dersom man ikke har inngående kunnskap om bygg. Solibo tilbyr flere ulike vedlikeholdstjenester: Vedlikeholdsplan, Ivareta Vedlikehold og Vedlikeholdspartner.

Fra tid til annen kan man også ha behov for rådgivning i større saker eller i tvister - enten med leverandører eller beboere. Da kan det være tryggende for styret med bistand fra noen som kan lovverket og har tyngre, faglig kompetanse utover det man har i eget styre.

Alle tilleggstjenester kan man selvfølgelig bestille uavhengig av om man har forretningsfører eller ikke, men det kan være fordelaktig å ha alt samlet på et sted. Det vil dessuten være enklere for en forvalter som kjenner boligselskapet å kunne si noe om hvilke tjenester man faktisk trenger, og hvilke som ikke er nødvendige.

3. Skreddersydd regnskap

En forretningsfører fører kun regnskap for boligselskap, og regnskapet er stilt opp slik at brukeren skal forstå og få mest mulig nytte av det.

4. Budsjettforslag

Som en del av avtalen setter forvalter, i samråd med regnskapsavdelingen, opp et budsjettforslag hver høst. Her tas det høyde for prisjusteringer, samt planlagte utgifter. Dette er ment for å hjelpe styret til å finne riktig nivå på felleskostnadene, slik at man opprettholder en sunn og god økonomi.

4. Økonomisk rapport

Boligselskapet får også utarbeidet en økonomisk rapport hver høst. Dette er for å få bedre forståelse av økonomien, da det kan bli lenge mellom hvert årsregnskap.

6. Portal

Vi har utviklet vår egen styreportal - Solibo Home. Som forretningsførselskunde hos oss får man satt opp portalen klar til bruk. En styreportal er et nyttig verktøy for styrene, uavhengig av størrelsen på boligselskapet. Her kan man enkelt kommunisere med beboere og leverandører. Man får en enkel oversikt over økonomien og alle møter og møtereferat blir lagret. Dette gjør at man bevarer historikken i boligselskapet til fremtidige styrer.

FDV-dokumentasjon i borettslag og sameier

Når nye borettslag og sameier oppføres av utbyggere følger det med FDV-dokumentasjon bestående av mange tusen dokumenter. Her kan du lese mer om hva FDV-dokumentasjon er, hvorfor det er nyttig, og hva styret kan og bør bruke dokumentasjonen til.

Hva er FDV-dokumentasjon?

FDV står for:

F – Forvaltning

D – Drift

V – Vedlikehold

Forvaltning

Forvaltning omfatter administrative oppgaver som avtaleforvaltning, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon med mer. Når man i dagligtale omtaler FDV-dokumentasjon for eksempelvis et nybygd sameie er det hovedsakelig drifts- og vedlikeholdsdelen av FDV-begrepet man har interesse av.

Drift

Drift omfatter de oppgaver og rutiner styret i borettslaget må sørge for at blir utført for at bygget og tekniske installasjoner skal fungere som tiltenkt. Under dette begrepet finner man renhold, renovasjon, vaktmester, samt serviceleverandører på heis, ventilasjonsanlegg, sprinkleranlegg, fjernvarmeanlegg med videre.

Vedlikehold

Vedlikehold omfatter de oppgaver og det arbeid som må gjøres for å opprettholde kvaliteten på bygningen, slik at alt fungerer etter hensikten. Grenseskillet mellom drift og vedlikehold er ikke krystallklart. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold.

Kilde: Store norske leksikon (parafrasert av Solibo).

Alle produsenter har krav på seg til å utarbeide FDV-dokumentasjon på det de produserer, så det skal finnes FDV-dokumentasjon på absolutt alle bygningsdeler i bygget. I FDV-dokumentasjonen skal man finne teknisk data om produktet, samt informasjon om hva man selv skal gjøre for å vedlikeholde produktet i henhold til produsentens anbefalinger. Noen FDV-dokumenter er korte og enkle, slik som denne FDV-dokumentasjonen for et vindu, mens andre er mer omfattende, slik som denne FDV-dokumentasjonen for en garasjeport.

Hvorfor er FDV-dokumentasjonen nyttig for styret i borettslaget?

Strukturering av drifts- og vedlikeholdsoppgaver

Ved å systematisk gå gjennom den FDV-dokumentasjonen som følger bygget kan man strukturere de drifts- og vedlikeholdsoppgaver man må utføre for å sørge for at alle byggets deler fungerer som tiltenkt, og holder ut forventet levetid. En metode er å gå gjennom all FDV-dokumentasjon og trekke ut konkrete oppgaver, og systematisere disse i en tabell med intervaller. Deretter kan man fordele ansvaret for å utføre oppgavene mellom styret, vaktmester og dugnad.

Dokumentasjon på produkter og leverandører

Et annet nyttig bruksområde er som oppslagsverk ved uønskede hendelser. Det kan for eksempel være at en seksjonseier har knekt vindusvrideren. Dersom bygget er mer enn 5 år gammelt har man ikke lenger reklamasjonsadgang ovenfor utbygger, og seksjonseier er ansvarlig for å vedlikeholde denne bygningsdelen. Selv om det er seksjonseier som er ansvarlig, og ikke styret, har styret bedre forutsetninger til å finne frem til informasjon om produktet. Det er også mer kostnadseffektivt at styret henter ut denne informasjon fra FDV-portalen levert av utbygger, og tilgjengeliggjør det i sameiets styreportal, enn at hver enkelt seksjonseier skal forske seg frem til denne informasjonen ved å ringe rundt til mulige leverandører.

Hva er utfordringen for styret?

Det er flere forhold som gjør det utfordrende for styret å gjøre dette i praksis.

Avanserte og kompliserte FDV-dokumentasjonssystemer

Systemene FDV-dokumentasjonen leveres på er ikke utviklet med hensyn på å være mest mulig intuitiv for styrene i borettslagene og sameiene, men for å være et strukturelt system der utbygger kan levere fra seg all dokumentasjon. Det er ikke spesielt kostnadseffektivt at styrene, som hyppig skifter, skal bruke tid og penger på kompetanseheving i disse systemene.

FDV-dokumenter har ikke et standardisert format

Som man kan se av eksempeldokumentene lenger opp i denne artikkel er det ikke noe standardisert format på FDV-dokumentasjon. Det kan være krevende å navigere seg i mer omfattende dokumentasjon, og det hjelper å ha sett en del dokumentasjon tidligere for å raskt se hva som er relevant i dokumentet.

Det må gjøres kost-/nytte-vurderinger på hva man skal innføre rutiner for

Om man ukritisk omsetter alle oppgaver oppgitt i FDV-dokumentasjon til rutiner vil det trolig bli uhåndterlig mye for styret å følge opp, eller en unødvendig kostbar avtale med vaktmester. Produsentene oppgir heller noen oppgaver for mye enn for lite, fordi de er opptatt av at nettopp deres produkt blir ivaretatt på en best mulig måte, slik at noe av ansvaret flyttes fra produsent til forbruker. Derfor bør man vurdere den faktiske nytten av de oppgavene som er oppgitt før de settes i et system. Dette kan også være utfordrende for styret om man har lite eller ingen erfaring eller fagkompetanse.

Dersom styret har et ønske om å omsette FDV-dokumentasjonen til faktisk drift og vedlikehold, men ikke vet hvor de skal begynne, kan vi hjelpe dere med dette. Dette er en av mange oppgaver vi kan løse i rammen av tjenesten Vedlikeholdspartner, der dere har en fast rådgiver som jobber for å ivareta drift og vedlikehold i borettslaget deres, måned etter måned. Med denne avtalen kan vi også svare ut de henvendelser som kommer fra beboere som omhandler drift og vedlikehold.

Hva kan man gjøre hvis ingen vil sitte i styret?

Tid er en verdifull ressurs i vårt moderne samfunn. Hverdagen er hektisk med full jobb, familie, fritidsaktiviteter og andre forpliktelser. Tiden man sitter igjen med vil mange, med god grunn, verne om for å kunne bruke den på det som betyr mest for den enkelte.

Hvert år opplever derfor borettslag og sameier i Norge at det er utfordrende å finne kandidater som er villige til å stille til valg for et verv i boligselskapets styre. I noen boligselskap går vervene på rundgang. I andre ender man opp med at noen motvillig påtar seg vervet fordi det ikke finnes andre kandidater.

Det er uheldig for et borettslag eller sameie hvis styret består av personer som ikke har tilstrekkelig med kompetanse eller helst ikke vil sitte med ansvaret. For det første er det et stort ansvar for deg som sitter i styret. Gjennom vervet står du til ansvar for blant annet felleskapets økonomi, bygningsmasse og sikkerhet. For det andre har måten et borettslag eller sameie blir drevet på direkte påvirkning på hvordan vi og våre kjære lever. Det er tross alt hjemmene våre. Derfor er det i alles interesse at de som sitter med styreansvaret er både kompetente og motiverte, men også at de har tid nok til å lede boligselskapet på en god måte.

HVA KAN MAN DA GJØRE HVIS DE SOM TIL SLUTT BLIR SITTENDE MED STYREANSVARET EGENTLIG IKKE ØNSKET DET?

Det kommer an på hva årsaken er til at de som er i styret ikke ønsker det. Ulike årsaker har ulike løsninger – her kommer vi med noen.

1. “Vi finner ikke tid til å gjøre all jobben som styrevervene innebærer” – Sett bort mer av arbeidet

I noen tilfeller er styrets medlemmer kompetente, men sliter med å finne tid til å gjøre styrearbeidet så godt som de gjerne skulle sett at de fikk gjort det.

Er det på grunn av en sak som er så tung for styret at den overskygger alt annet, kan det være en god løsning å innhente bistand til å løse den. Det kan sitte langt inne for et styre å bruke noen tusenlapper på å anskaffe bistand i tyngre styresaker. Kanskje spesielt dersom man vet at den kunne vært løst av styret på egen hånd hvis de bare hadde hatt tid nok. Likevel kan det være det riktige å gjøre hvis det bidrar til at styret ikke risikerer å neglisjere de øvrige delene av ansvaret sitt ovenfor felleskapet. De tusenlappene det koster for å effektivt løse den tunge saken gjennom bistand i tyngre styresaker kan derfor være en veldig klok investering.  

Er det snarere summen av styrevervets belastning som er årsaken til manglende, frivillige kandidater, så bør dere revurdere valg av forretningsfører. Det er mange forretningsførere i markedet som tilsynelatende tilbyr det samme, men ved nærmere undersøkelser vil man kunne finne ut at det er store forskjeller på hvor mye støtte man får i styrehverdagen. En god forretningsfører bør ta unna så mye av det administrative arbeidet at det ikke er uoverkommelig å sitte i styret. I søket etter en slik forretningsfører bør dere starte med å se etter hva de forskjellige aktørene i markedet er innrettet mot. Arbeidsavlastingen vil sannsynligvis være høyere dersom man finner en aktør som har sitt primærfokus mot nettopp borettslag og sameier.

 Les mer om hvilke tjenester vi kan tilby dere her.

2. “Vi føler oss ikke kompetente som styre” – Kompetanseheving av styret

En annen ting man kan gjøre er å ta kurs innenfor styrearbeid med hele eller deler av styret. Det vil ikke automatisk gjøre at man blir mer motivert for å sitte med styreansvaret, men det kan i hvert fall bidra til at styret blir mer kompetent og derfor effektive i sitt arbeid. Det er flere aktører i markedet som tilbyr kurs og kompetanseheving for borettslag og sameier. Derfor kan det være vanskelig å velge. For å kunne velge riktig kan det for det første være smart å kontrollere at det er et firma som faktisk har store deler av sin virksomhet innenfor bransjen. For det andre at kursene de tilbyr passer overens med aktiviteten i borettslaget eller sameiet. Og for det tredje at de gir deg muligheten til å bygge en synlig kompetanseprofil slik at du sitter igjen med merverdi etter endt styreverv.

Les mer her om hva vårt senter for kurs og kompetanse - Solibo Academy - kan tilby for å gi dere mer kompetanse.

3. “Vi føler at vi verken har tid eller kompetanse” – Ekstern styreleder

De første to grepene kan både alene og sammen bidra til å forenkle styrehverdagen og gjøre at styret får forbedret sin evne til å ivareta ansvaret overfor felleskapet på en god måte. Likevel er det ikke sikkert at det er nok for å løse styrets utfordringer, og det kan også være at man befinner seg i en situasjon hvor ingen føler de verken har tid eller kompetanse til å sitte med styrensvaret. I slike situasjoner kan en god løsning være å hente inn en ekstern styreleder. En ekstern styreleder er lik den interne styrelederen som vi alle kjenner til. Han eller hun stiller også til valg på årsmøter eller generalforsamlinger. Det at vedkommende er ekstern, er enkelt og greit en betegnelse på at styrelederen er hentet fra utsiden av boligselskapet.

Med utfordringen knyttet til tid og kompetanse lagt til grunn, så er hovedforskjellen på en ekstern og intern styreleder for det første at den eksterne styrelederen har påtatt seg vervet med tilgjengelig tid for å gjøre det. For det andre så har de aller fleste eksterne styreledere både kompetanse og erfaring fra tilsvarende verv fra før slik at man kan være trygg på at felleskapets verdier forvaltes godt.

HVOR FINNER MAN DISSE EKSTERNE STYRELEDERNE?

Her er det også flere forskjellige aktører i markedet. Det er for eksempel flere advokatfirma som tilbyr tjenesten, samt andre mer spesialiserte firma som formidler eksterne styreledere. Hva slags tjeneste borettslaget eller sameiet får igjen for pengene sine varierer også. Hos noen betaler borettslaget eller sameiet en timespris for den eksterne styrelederens arbeid. Gjennom andre betaler man et engangsgebyr for å få formidlet en styrelederkandidat.

Uansett hva man ender opp med, så er det noen faktorer det er viktig å være oppmerksomme på i prosessen med å skaffe en ekstern styreleder:

• Sammenlign priser. Selv om høy kompetanse ofte samsvarer med noe høyere priser, så er det viktig å sørge for at man ikke betaler et urimelig høyt beløp sammenlignet med konkurrentene i markedet.

• Kontroller styrelederens kompetanse. Sørg for at styrelederkandidaten har kompetanse som er enten kvalitetssikret eller garantert av en ekstern part.

• Velg en aktør som tilbyr mer enn kun selve styrelederen. De beste tilbudene er de hvor dere får støtte og oppfølging med på kjøpet av den eksterne styrelederen.

• Samle tjenestene deres hos én aktør. Noen aktører tilbyr alle de forskjellige tjenestene vi har sett på til nå, inkludert formidling av eksterne styreledere. Først ved å samle alle disse tjenestene hos én aktør vil styrehverdagen bli så enkel som den kan bli og alles verdier forvaltet på en best mulig måte.

Les mer her om hvordan vi kan formidle en ekstern styreleder til dere.

HVA DET HELE HANDLER OM

Uansett hva utfallet av prosessen for å sette sammen et nytt styre blir, så er det viktig å huske på hva alt egentlig dreier seg om: Nemlig at styret i et borettslag eller sameie skal forvalte dine og fellesskapets verdier for fremtiden, og ikke minst skape et trygt og godt bomiljø for deg og de du bryr deg aller mest om.

Sørg derfor for å velge noen som deler dette målet med dere.

Alt du trenger å vite om valgkomité i borettslag og sameier

Hvert år blir beboere valgt inn i en valgkomité i et sameie eller borettslag. Ofte mangler mange kunnskap om hva en valgkomité er og finner heller ikke retningslinjer eller veiledning for hva man skal gjøre. Vi i Solibo får ofte spørsmål knyttet til dette temaet. Søker man på nettet er det heller ikke mye hjelp å få. Derfor har vi skrevet en utfyllende guide for våre kunder – og alle andre. Først i artikkelen redegjør vi for hva en valgkomité er og gjør. Deretter finner du en stegvis guide for hvordan du kan gå frem for å løse denne jobben på elegant vis.

Hvorfor har man en valgkomité i borettslag og sameier?

I borettslag og sameier er det eierne som velger et styre som skal representere dem og ivareta deres interesser gjennom en god og forsvarlig drift av boligselskapet. Styrets sammensetning er avgjørende for hvor godt de klarer dette arbeidet.

Avhengig av om du bor i et sameie eller borettslag skal styret velges på enten et årsmøte eller en generalforsamling. Da skal eiere stemme over forskjellige kandidater som de mener bør sitte i styret. Det er mange faktorer som avgjør hvor godt sammensatt styret er. Blant annet må man finne personer med riktig erfaring, evne, kapasitet og vilje. Kombinasjonen av styremedlemmene være slik at de utfyller hverandre, og ikke minst at de får til å samarbeide på en god måte. Ofte er det dessverre få som stiller til valg, i tillegg til at det er vanskelig for eierne å kjenne alle de forskjellige kandidatene. Da har man ofte et dårlig beslutningsgrunnlag når man skal stemme. For å løse disse utfordringene velger mange borettslag og sameier å ha en valgkomité.

Hva gjør en valgkomité?

Valgkomitéens funksjon er i all hovedsak å bistå generalforsamlingen med å velge et godt sammensatt styre. De rekrutterer mulige kandidater og kommer med en innstilling til hvem de mener bør sitte i styret. Dette krever grundig forarbeid.

For å komme med en best mulig innstilling er det viktig at valgkomitéen har et bredt utvalg av kandidater. Desto større utvalg, dess bedre muligheter har de til å komme frem med en god innstilling. Dette betyr at valgkomitéen bør søke bredt ut, og motivere og rekruttere kandidater til å stille til valg.

Valgkomitéens innstilling fremmes på generalforsamlingen før beboerne går til avstemning. Innstillingen er aldri i seg selv bestemmende, men har stor påvirkning på det endelig valgresultat. I mange organisasjoner anses valgkomitéen for å være blant de viktigste organene, og det mener vi den er for et boligselskap.

Hvordan reguleres valgkomitéen?

Det er flere fordeler med å ha en valgkomité, men det er ingen lover eller forskrifter som beskriver inngående eller regulerer valgkomitéen i borettslag og sameier. Det er altså opp til boligselskapet å selv sette retningslinjer og reguleringer for komitéen. Ettersom funksjonen til komitéen er å bistå generalforsamlingen med valg av kandidater er det også hensiktsmessig at valgkomitéen direkte reguleres av generalforsamlingen, og er i stor grad uavhengig fra styret.

De vanligste måtene for boligselskap å påvirke valgkomitéens arbeid er gjennom enten vedtekter eller en egen instruks for valgkomitéen som er godkjent på en generalforsamling. Hva som gjelder i forskjellige boligselskap varierer, og det er heller ikke alle som velger å ha slike reguleringer eller instrukser i det heletatt. Uansett vil generalforsamlingen få indirekte innflytelse på valgkomitéen da det er de som velger dens medlemmer.

Ønsker du ytterligere kompetanse om styrearbeid i borettslag og sameier? Les mer om hva vi tilbyr av kurs ved Solibo Academy her.

Guide for valgkomitéen  

Hvor omfattende arbeid valgkomitéen står overfor vil i stor grad variere etter blant annet boligselskapets størrelse, kompleksitet og instrukser fra generalforsamlingen. Uansett arbeidsmengde er det lurt å ha en strukturert plan for arbeidet det kommende året.

Vi i Solibo har laget en enkel håndbok som valgkomitéen kan bruke i sitt arbeid med å komme frem til en innstilling til generalforsamlingen.

Håndboken består av fem steg:

1. Oppstartsmøte

2. Kartlegging av kompetanse og behov

3. Kandidatsøk og rekruttering

4. Innstilling

5. Valg

1. OPPSTARTSMØTE

Kort tid etter at generalforsamlingen har blitt avholdt og valgkomitéens medlemmer har blitt valgt, bør dere ha et oppstartsmøte for å danne grunnlaget for det kommende året. Det er lurt at agendaen i hvert fall består av:

1. Internkonstituering. Hvis ikke generalforsamlingen allerede har bestemt de forskjellige rollene dere skal ha i valgkomitéen bør dere gjøre det selv. Finn ut hvem som skal være deres leder, og muligens andre roller som sekretær og kontaktperson. Med en tydelig rolle- og ansvarsfordeling oppnår man oftest best effektivitet i komiteens arbeid. For eksempel er det normalt at lederen kaller inn til møter og representerer komiteen utad.

2. Komitéens oppgaver. Det er viktig at alle medlemmene i komiteen har en felles forståelse av hva dere skal gjøre det kommende året, og hvilken rolle dere har i boligselskapet. Sett dere godt inn i om det er noen instrukser eller vedtekter som er spesifikke for dere.

3. Rutiner for håndtering av sensitiv informasjon. Som medlemmer av valgkomitéen vil dere etter hvert få tilgang på opplysninger som er sensitive og som må behandles med aktsomhet. For eksempel er det mange som ikke vil at telefonnummer og epostadresser blir offentliggjort. I tillegg vil det mest sannsynlig dukke opp andre personlige opplysninger som også bør behandles på en god måte. Gode rutiner for dette bør man ha allerede fra starten av, man vet aldri når det dukker opp sensitiv informasjon.  

4. Valgkomitéens kontaktinformasjon. For at mulige kandidater skal kunne nå dere er det viktig at komiteens kontaktinformasjon gjøres tilgjengelig.. Hvis komiteen har en egen epost-konto bør nye medlemmer sikres tilgang til den, og gamle medlemmer fjernes. En egen epost-konto for valgkomitéen sikrer at personopplysninger holdes atskilt fra private e-postkontoer, og er å anbefale.

5. Plan for det kommende året. Valgkomitéens arbeid med kartlegging av kompetanse og kandidatsøk starter vanligvis ikke før på nyåret i forkant av generalforsamlingen. Frem til dette arbeidet starter er det ofte lite aktivitet i valgkomitéen. Dere bør i mellomtiden være i dialog med styret slik at dere får vite dato for generalforsamlingen og frist for å melde inn innstillingen så tidlig som mulig. Hvor mye tid dere vil trenge varierer i stor grad fra boligselskap til boligselskap. Normalt starter valgkomitéen for fullt 2-4 måneder i forkant av generalforsamlingen, og som et utgangspunkt bør dere sette av en hel måned til deres arbeid.

2. KARTLEGGING AV KOMPETANSE OG BEHOV

For at styret skal fungere best mulig bør også medlemmene og deres kompetanse være sammensatt på en slik måte at de helhetlig treffer best med boligselskapets behov den kommende styreperioden.

Det er viktig med en god kartlegging av boligselskapets behov og styrets kompetanse. Jo bedre og grundigere dere er her, dess bedre grunnlag vil dere ha videre i valgkomitéens arbeid. Selv om valgkomitéen egentlig bør være ganske uavhengige av boligselskapets styre er det fornuftig å ha en god dialog med dem gjennom denne prosessen. Under denne prosessen bør det meste være unnagjort på omtrent en uke.  

En god fremgangsmåte kan være å kartlegge følgende:

• Vanlig drift. Valgkomitéen bør snakke med styret og få en god forståelse av hva det innebærer å sitte i styret på en daglig basis. Hvilke arbeidsoppgaver sitter styret normalt med, hvordan er fordelingen av ansvar og hvor stor arbeidsmengde hviler på de forskjellige rollene.

• Ekstraordinære saker og prosjekter. Finn ut hvilke ekstraordinære saker og prosjekter som styret arbeider med for øyeblikket og hva de tar med seg inn i den kommende styreperioden. Har styret noen plan for hvordan de har tenkt å arbeide med disse prosjektene og hva vil kreves av styremedlemmene?

• Hvem står på valg. Få oversikt over hvem som står på valg. Dette kan dere se ut ifra protokollen fra forrige generalforsamling. Da vil det mest sannsynlig stå hvor mange år de forskjellige styremedlemmene er valgt for, og hvor lenge de har igjen. I utgangspunktet velger man styremedlemmer for 2 år av gangen med perioder som overlapper hverandre. Dette for å sikre kontinuitet i styret. Vedtektene kan regulere dette. Nedenfor ser dere et eksempel over oppsett som kan følge med fra forrige generalforsamling. Når styremedlemmene i fjor hadde ett år igjen av sin periode, betyr det at de er på valg i år siden perioden deres er over.

• Kompetanse i styret. Undersøk hvilken kompetanse styret sitter med i dag og hva de kommer til å ha igjen etter aktuelle kandidater trer ut av styret. Hvordan vil dette passe med driften av styret og planlagte saker? Er det noe styret mangler.

Etter at valgkomitéen har gått gjennom disse fire punktene bør dere ha et godt nok grunnlag til å kunne beskrive hvilken kompetanse og egenskaper som er ønsket kandidater til styret. Hvor formelle dere ønsker å gjøre denne beskrivelsen er opp til dere. Det viktigste er at man har gjort seg noen klare tanker om hva man ønsker å tilføre det nye styret.

3. KANDIDATSØK

Valgkomitéen bør først gå videre med kandidatsøk når de har et bevisst forhold til hvilken kompetanse de ser etter. En god fremgangsmåte er å gå bredt ut mot et så stort utvalg som mulig, før deretter å bli bedre kjent med de aktuelle kandidatene og vurderer dem mot det beskrevne behovet. Som et utgangspunkt kan dere sette av 2-3 uker til dette arbeidet.

Bredt søk

For å først nå ut bredt kan dere bruke de informasjonskanalene dere har tilgjengelig. Alt fra facebook-grupper, oppslag i trappeoppgangen, brev i postkasser, innlegg på hjemmeside til å gå runder og banke på dører. Dersom styret benytter en styreportal med mulighet for e-postutsending til eiere, kan dere be dem sende ut informasjon på vegne av valgkomiteen. Komiteen bør se an hva som er hensiktsmessig, men bør sørge for å nå ut til flest mulige kandidater.  

Formålet med det første innlegget/brevet er å informere om valgkomitéens arbeid og å vekke interesse for å stille tilvalg. Brevet bør inneholde:

• Kort info om valgkomitéens arbeid

• Hvilke verv man ser etter

• Noen motiverende ord om vervene

• Frist for å melde interesse

• Valgkomitéens kontaktinformasjon

• Oppfordring om å melde inn aktuelle kandidater

I borettslag og sameier er det dessverre ikke uvanlig med relativt lavt engasjement blant beboerne for å ta på seg et styreverv. Derfor er det viktig at brevet er motiverende. Påpek de positive aspektene ved å sitte i styret, og unngå å si sånt som «det er ganske lite arbeid».

Forhåpentligvis er det flere som melder interesse etter det første søket. Hvis ikke må dere kanskje gå mer direkte til verks. Dere kan be forretningsfører oversende eierlister med kontaktinfo til eierne, slik at dere kan ringe rundt. Dere kan også gå rundt og banke på dører for å snakke med beboerne. Både ringing og banking på dører er tidkrevende arbeid. I mange borettslag og sameier vil det være så mange seksjoner at dere rett og slett ikke vil ha kapasitet til å nå alle eierne på denne måten. Da må dere kanskje nøye dere med å kun hente inn et tilstrekkelig antall kandidater, selv om dette ikke er optimalt.

Bli kjent med kandidatene

For å bli bedre kjent med de forskjellige kandidatene bør dere ha samtaler med dem.

Samtalen kan være over telefon eller i et fysisk møte. Ofte gjøres det i flere runder med for eksempel en innledende telefonsamtale før kandidaten kalles inn til et møte.

Under samtalene bør det forklares hvordan prosessen videre frem mot generalforsamling er og valgkomitéens rolle i denne prosessen. Det anbefales å være tydelig for kandidaten hva det vil innebære å sitte i boligselskapets styre for den kommende perioden. Beskriv selskapet så presist som mulig, for eksempel hvor ofte styret pleier å ha møter og hvilke prosjekter som er planlagt den kommende perioden.

Gjennom samtalen blir man kjent med kandidaten og vurderer hvorvidt han eller hun passer til det beskrevne behovet. Det er i tillegg viktig å kartlegge om kandidaten har interesse og kapasitet til å ta på seg styrevervet. Husk at også samarbeidsevne og personlige egenskaper er viktig for at styremedlemmene skal fungere godt sammen.

Sliter dere med å finne en egnet styreleder? Be om tilbud på profesjonell styreleder fra Solibo

4. INNSTILLING

På dette tidspunktet bør valgkomitéen ha godt nok grunnlag til å lage en ønsket sammensetning av nytt styre. Når man skal vurdere og sette sammen styret i et boligselskap bør man blant annet reflektere over:

• Har valgkomitéen klart å hente inn nok aktuelle kandidater?

• Passer kandidatenes til det beskrevne behovet?

• Vil kandidatene ivareta beboernes interesser?

• Vil kandidatene kunne fungere godt sammen?

Valgkomitéens innstilling sendes helst sammen med innkallingen til generalforsamlingen. I borettslag og sameier inneholder vanligvis innstillingen kun navn, hvilket verv og for hvilken periode kandidatene innstilles.. Valgkomitéen kan allikevel legge ved en begrunnelse for innstillingen, særlig hvis det har vært flere involvert som ikke fikk innstillingen. Komiteen kan også legge ved en redegjørelse for hvordan de har arbeidet hvis de ønsker det. Sett gjerne av en uke til dette arbeidet og sørg for at dere får møttes og diskutert innstillingen skikkelig.

Innstillingen fra valgkomitéen bør helst være enstemmig. Hvis ikke samtlige er enige kan man fremme innstillingen med en dissens. Selv om dette er en mulighet så frarådes det, da en dissens til en viss grad svekker valgkomitéens innstilling og dermed innflytelse overfor generalforsmalingen.

5. VALG

På generalforsamlingen bør minst en representant fra valgkomitéen, helst leder, være til stede for å presentere innstillingen.

Alle styremedlemmer skal velges på en generalforsamling og styreleder skal velges separat i henhold til borettslagsloven og eierseksjonsloven. Valg av et fullt styre skal altså foregå over to separate avstemninger. Det er kutyme at det først er valg av styreleder, før man velger styremedlemmer. At styreleder skal velges separat betyr også at man ikke kan kun velge styremedlemmer på generalforsamlingen, og si at de blir enig om hvem som skal være styreleder på første møte.

Etter valget er det fint om valgkomitéen møtes for å evaluere prosessen som har vært og ta med seg innspill til neste periode og ny valgkomité, så slipper de forhåpentligvis å møte på nøyaktig samme utfordringer.

BE OM TILBUD PÅ PROFESJONELL STYRELEDER

Rapportering av tredjepartsopplysninger

Er du regnskapsfører og ser etter program for innsending av tredjepartsopplysninger (ligningsoppgaver) - se her.

Har du fått brev fra Altinn om rapportering av tredjepartsopplysninger?

I sameier, borettslag og boligaksjeselskap må det rapporteres tredjepartsopplysninger til skattemyndighetene. Det rapporteres andel skattepliktig inntekt, fradragsberettiget kostnad, formue og gjeld. Fristen er 31. januar hvert år.

Tredjepartsopplysninger het tidligere ligningsoppgaver, men skiftet navn i januar 2016.

Hvorfor det må rapporteres tredjepartsopplysninger - enkelt forklart:

Når du betaler renter på boliglånet ditt får du fradrag for denne kostnaden på skatten. Det er banken din som rapporterer hvor mye du har betalt i renter til skattemyndighetene. Når sameiet eller borettslaget du bor i har tatt opp lån, er en andel av dette lånet ditt, og det skal du også ha fradrag for på skatten. Banken som har gitt dette lånet til sameiet eller borettslaget vet ikke hvor mye av rentene som er betalt av akkurat deg. Denne fordelingen av inntekter, kostnader, formue og gjeld må derfor rapporteres av noen som kjenner til denne fordelingen, nemlig styret eller forretningsfører.

HVEM ER PLIKTIG Å LEVERE DETTE?

I utgangspunktet er alle sameier, borettslag og boligaksjeselskap (felles betegnet som boligselskap) pliktig å rapportere tredjepartsopplysninger til skattemyndighetene. Unntaket er sameier med færre enn 9 seksjoner. Er du styreleder i et sameie med 8 eller færre seksjoner kan du dermed puste lettet ut.

HVEM ER ANSVARLIG FOR Å RAPPORTERE?

Det er styrets ansvar å påse at tredjepartsopplysninger blir rapportert til skattemyndighetene i tide. I mange tilfeller er denne oppgaven satt bort til forretningsfører. Er du i tvil om deres forretningsfører/regnskapsfører gjør dette bør dere undersøke dette. Dere kan ta kontakt med oss for å få veiledning i hvordan

HVEM KAN HJELPE OSS MED DETTE?

Vi kan selvsagt hjelpe dere med dette. Ta kontakt med oss.

Man kan lese mer om forretningsførsel fra Solibo her.