Forretningsførsel for borettslag og sameier
Vi tar tyngden ut av styrearbeidet, så styret får mer tid til det som betyr noe.
Derfor velger boligselskap Solibo som forretningsfører
-
Folk som er tett på
Hos Solibo får dere rådgivere som kjenner boligselskapet og er tilgjengelige når dere trenger hjelp. Vi legger vekt på god oppfølging, tydelige svar og et samarbeid som fungerer i praksis.
-
Teknologi utviklet for styrehverdagen
Solibo Home er vår egenutviklede løsning for borettslag og sameier. Portalen samler styrearbeidet på ett sted og videreutvikles med utgangspunkt i behovene til styrene som bruker den.
-
Mindre styr – bedre oversikt
Vi skal gjøre det enklere å holde orden på oppgaver, økonomi, dokumenter og kommunikasjon. Målet er at styret bruker mindre tid på administrasjon og mer tid på det som faktisk betyr noe.
Et styreverv kommer på toppen av en fulltidsjobb, forpliktelser i familien og andre interesser. Det er begrenset hvor mye tid man kan avse til å jobbe med styrearbeidet, og mange styremedlemmer kjenner på tidsklemma. Resultatet er at det er vanskelig å finne tid til de større oppgavene, selv om disse ofte er blant de viktigste.
Langsiktig vedlikeholdsplanlegging for å sørge for at bygningsmassen ikke forfaller. God økonomistyring for å unngå plutselige låneopptak eller høye felleskostnader. Utvikling av uteområder for å øke trivselen. Vi vet at styremedlemmer i sameier og borettslag, til tross for sene kvelder, ikke alltid rekker å gjøre alt de føler de skulle ha gjort.
Utfordringen med å være styreleder
Vår visjon er å forenkle styrets hverdag og øke boligselskapets verdier. Vi ønsker å forenkle styrets hverdag så mye at det blir en glede å ha et frivillig verv som styreleder eller styremedlem i sameiet eller borettslaget der man bor. Vi ønsker å ta hånd om mest mulig av det administrative, slik at styret kan fokusere på å skape trivsel blant beboerne.
Solibo kan forenkle styrets hverdag på mange måter. Det er uansett en god start å bytte til Solibo som forretningsfører, så har man en trygghet til grunn for alt man gjør. Lenger ned kan du lese mer om hva som inngår i vår avtale.
Løsningen
Hva er forretningsførsel?
Det finnes ingen formell definisjon av hva forretningsførsel for borettslag og sameier innebefatter. Likevel kan man si at forretningsførsel strekker seg utover regnskapsførsel, da man i tillegg til å utføre regnskapsførsel for borettslaget eller sameiet også krever inn fellesutgifter og foreslår budsjetter, for å nevne noe.
Vi mener at forretningsførere i vår tidsalder også bør være rådgivere for de borettslag og sameier de forvalter. I dag er mye av den jobben forretningsføreren tidligere hadde med å føre regnskapet automatisert, og forretningsføreren bør derfor nå kunne heve blikket og gi gode råd relatert til både økonomi og bygningsmasse.
Hva inngår i avtalen?
-
Styreportal
Vi gir dere det vi mener er Norges beste styreportal. Denne får dere av oss uten ekstra kostnad, og vi leverer denne til alle våre kunder fordi vi mener alle fortjener et så godt styreverktøy. Den forenkler virkelig styrets arbeid. Styreportalen sørger blant annet for effektiv kommunikasjon med beboerne og oversikt over referater, saksdokumenter og avtaler. Portalen følger opp rutiner og prosesser slik at styret kan konsentrere seg om beslutninger og kommunikasjon.
-
Rådgivning innen vanlige forvaltningsspørsmål
Man kan ha like mange spørsmål om man sitter i styret i et lite sameie som om man sitter i styret i et stort borettslag. Derfor har alle våre kunder en fast kontaktperson, uansett størrelse.
-
Postmottak med arkivering/publisering i portalen
Når en kunde har signert avtale med oss endrer vi postadressen for sameiet eller borettslaget til oss. Vi tar i mot og scanner all post dere får. Regninger laster vi selv inn i regnskapssystemet. Annen post dere får laster vi opp i styreportalen deres, slik at dere får samlet all post digital på ett sted.
-
Betaling av fakturaer
Som kunde hos oss slipper dere all administrasjon av nettbank. Den har vi kontroll på. Faste kostnader som kommunale avgifter, forsikring og lignende betaler vi uten at dere må godkjenne regningen fra gang til gang. Andre regninger legger vi til godkjenning i styreportalen deres.
-
Innkreving av felleskostnader
Hos oss er det mulig å endre felleskostnadene så ofte styret finner det nødvendig, uten ekstra kostnad. Vi klarer også å endre felleskostnadene på relativt kort varsel.
-
Forslag til driftsbudsjett og felleskostnader
Vi utarbeider hvert år et forslag til budsjett og gir en anbefaling på justering av felleskostnader.
-
Tredjepartsopplysninger (tidligere ligningsoppgaver)
I sameier, borettslag og boligaksjeselskap må det rapporteres tredjepartsopplysninger til skattemyndighetene hvert år. Det rapporteres andel skattepliktig inntekt, fradragsberettiget kostnad, formue og gjeld. Dette gjør vi for dere.
-
Bistand til innkalling til årsmøte/generalforsamling
Vi utarbeider innkallingen til årsmøtet/generalforsamlingen. Dere velger selv om dere ønsker bistand til å trykke opp innkallingshefter, og om dere ønsker at vi står for utsending av disse eller om dere ønsker å dele de ut selv.
-
Bistand til utarbeidelse av årsmelding
Vi lager et utkast til årsmelding.
-
Utbetaling av styrehonorar
Når årsmøtet/generalforsamlingen er overstått utbetaler vi styrehonorar i henhold til vedtaket fra årsmøtet/generalforsamlingen. Vi utbetaler styrehonoraret i henhold til lovens bestemmelser, og sørger for innbetaling av arbeidsgiveravgift og lønnsrapportering til myndighetene.
-
Oppdateringer i Brønnøysundregistrene
Vi sender også inn samordnet registermelding til Brønnøysundregisteret slik at de nyvalgte i styret blir registrert, og de som har gått ut av styret blir fjernet fra offentlige registre.
-
Løpende regnskapsførsel
Vi håndterer alle regnskapsrelaterte oppgaver for boligselskapet. Det skal ikke være nødvendig med økonomisk utdannelse for å sitte i et styre forvaltet av oss.
-
Periodisk regnskapsrapportering
Vi utarbeider økonomiske rapporter som er enkle å lese og forstå for alle i styret. Hvor ofte vi utarbeider disse avhenger av sameiets/borettslagets størrelse og behov. Ta kontakt med oss for å få tilsendt et eksempel på hvordan en slik rapport ser ut.
-
Årsregnskap
Vi utarbeider årsregnskapet og håndterer all dialog med revisor om dere er revisjonspliktig. Alle borettslag er revisjonspliktige. Sameier er revisjonspliktig om det er mer enn 21 seksjoner. Når årsregnskapet er godkjent av årsmøtet/generalforsamling sørger vi for å sende det inn til regnskapsregisteret.
Vanlige spørsmål om borettslag og sameier
-
Et boligselskap er en fellesbetegnelse for borettslag, eierseksjonssameie (også kalt bare sameie) og boligaksjeselskap. Når man snakker om et borettslag vet man også at det er snakk om et boligselskap. Når man snakker om et boligselskap, vet man ikke om det er snakk om et borettslag, et eierseksjonssameie eller et boligaksjeselskap.
-
Et borettslag er et foretak som har som formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig. I et borettslag er det borettslaget som har eiendomsretten til den faste eiendommen. Andelseierne eier bare sin bolig indirekte ved at de eier en andel i borettslaget som gir rett og plikt til å bruke den boligen som andelen er knyttet til. Dette gjør at borettslag har bedre muligheter til å oppta banklån, samt at de oppnår bedre betingelser, fordi banken kan ta pant (sikkerhet) i hele borettslagets eiendomsmasse.
-
En andelseier er en person som eier en andel i et borettslag. Andelseieren får en rett og plikt til å bruke den boligen andelen er knyttet til. I et borettslag har man noe mindre råderett over egen bolig enn man har i et eierseksjonssameie, eksempelvis når det kommer til hvilken rett man har til å leie ut boligen eller overlate den til andre.
-
Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i et borettslag. Samtlige andelseiere har møte-, tale-, og stemmerett på generalforsamling. Alle borettslag skal avholde generalforsamling årlig. Det er styret som innkaller til generalforsamling, og generalforsamlingen kan bare fatte vedtak i de saker som er angitt i innkallingen. Styret kan også avholde ekstraordinær generalforsamling om de finner det nødvendig. Det må også innkalles til ekstraordinær generalforsamling dersom minst to andelseiere som til sammen har minst 1/10 av stemmene krever det, og samtidig angir hvilke saker de ønsker å ta opp.
-
Dersom du har forkjøpsrett har du rett til å kjøpe en bolig i et borettslag for den prisen selgeren av boligen har akseptert av en budgiver. Det fremgår av borettslagets vedtekter hvem som har forkjøpsrett til boligen. Siden regler om forkjøpsrett i et borettslag er bestemt av vedtektene kan også beboerne endre bestemmelsene om forkjøpsrett på generalforsamlingen.
-
Eierskiftegebyr er et gebyr forretningsfører tar for arbeidet det medfører at en bolig skifter eier. Dette innebærer blant annet registrering og godkjenning av boligens nye eier, rapportering til ligningsmyndigheter, kontroll og rapportering av fellesutgifter og andre restanser, samt dokumentarkivering/-håndtering iht. gjeldende lovverk.
-
I et eierseksjonssameie (ofte bare kalt sameie) eier flere personer bygningen og tomten sammen ut fra en fastsatt brøk, men har samtidig hver for seg en eksklusiv bruksrett til en bruksenhet. Det vil i praksis si at du i et sameie eier din egen bolig, og deler fellesarealer med de øvrige personene i sameiet. I et sameie har du som eier større råderett over egen bolig enn i et borettslag.
-
En eierseksjonseier er en eier av en bolig i et sameie. En eierseksjonseier har eksklusiv rett til egen bolig og rett til bruk av fellesarealene.
-
Årsmøtet, også kjent som sameiermøtet, er den øverste myndigheten i et sameie. Samtlige eierseksjonseiere har møte-, tale-, og stemmerett på årsmøtet. Alle sameier skal avholde årsmøte årlig. Det er styret som innkaller til årsmøte, og årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er angitt i innkallingen. Styret kan også avholde ekstraordinært årsmøte om de finner det nødvendig.
-
Et ekstraordinært årsmøte er et møte som avholdes utenom det ordinære årsmøtet når det oppstår saker som ikke kan vente. Det kan for eksempel gjelde større vedlikeholdsprosjekter, låneopptak, vedtektsendringer eller andre viktige beslutninger. Hvem som kan kreve et ekstraordinært årsmøte og hvordan det skal innkalles, følger av loven og boligselskapets vedtekter.
-
Felleskostnader er det leilighetseierne innbetaler til boligselskapet for å dekke felles utgifter, slik som forsikring, kabel-tv, vaktmester og vedlikehold.
-
Et boligbyggelag er en organisasjon som har som formål å skaffe boliger for sine medlemmer. OBOS, Usbl og TOBB er eksempler på store boligbyggelag i Norge. Et boligbyggelag er eid av sine medlemmer.
Ta kontakt
Vi prater gjerne med deg om hvordan Solibo kan forenkle styrets hverdag.
Peder Aarum
Head of Marketing and Sales
+47 95 94 42 38
peder@solibo.no
Andre tjenester
-
Bistand tyngre styresaker
Vi bistår sameier og borettslag med fremdrift og problemløsning i enkeltsaker som har stagnert eller er belastende for styret.
-
Ekstern styreleder for borettslag og sameier
Solibo stiller styreledere i borettslag og sameier. Vi har alle typer kunder. Vi bistår også styrer med veiledning, opplæring og evaluering ved behov.