Ny samtalemodul i Solibo Home

Mindre leting, mer oversikt: slik fungerer den nye samtalemodulen

Samtalemodulen har fått en større oppdatering. Målet er å gjøre det enklere å håndtere kommunikasjon i styrer som jobber på svært forskjellige måter – fra små styrer der én person håndterer det meste, til større styrer der ansvar og henvendelser er fordelt mellom flere.

Vi ønsker derfor ikke å definere én riktig arbeidsflyt. Den viktigste endringen er derfor ikke én enkelt funksjon, men at samtaler i større grad fungerer som en arbeidsflate som kan tilpasses hvordan styret og den enkelte ønsker å jobbe.

Dette er bakgrunnen for flere av de nye funksjonene:

Filter: Hva er relevant for meg?
Ansvarsfordeling i styret: Hvem forventes å følge opp?
Mapper: Hvordan ønsker vi å organisere arbeidet i styret?
Flagging: Hva må følges opp?
Massehandlinger: Hvordan håndterer jeg mange samtaler effektivt?

Dette er nytt

Filter som huskes: Tilpass samtalelisten til det som er relevant for deg.

Egne mapper: Styret kan organisere samtaler etter egne behov.

Tydeligere ansvar i styret: Se hvem som er hoved- og medansvarlig for kategorien.

Lest/ulest og flagging: Hold oversikt over hva som trenger oppmerksomhet.

Handlinger på flere samtaler: Flytt, slett eller ferdigstill flere samtidig.

Ny visning av innhold og vedlegg: Bilder, vedlegg og innholdsrike e-poster vises bedre i samtalen.

Nye e-postmaler: Kommunikasjonen tilpasses interne og eksterne mottakere.

Papirkurv: Rydd bort samtaler som ikke lenger er relevante.

Filter

Du kan filtrere samtalelisten etter blant annet ansvar, status og andre egenskaper.

Filtervalgene huskes når du kommer tilbake. Det gjør at du for eksempel kan arbeide primært med egne samtaler, mens en annen kan velge å ha oversikt over alt.

Hvorfor?
Ikke alle i styret trenger å forholde seg til alle samtaler. Filter gjør det mulig å redusere støy uten å fjerne tilgangen til informasjon.

Mapper

Styret kan opprette egne mapper og flytte samtaler mellom dem.

Mapper har ikke én forhåndsdefinert funksjon. De kan brukes til eksempelvis prosjekter, arbeidsområder eller andre interne behov.

Hvorfor?
Filter og mapper løser forskjellige problemer. Filter bestemmer hva jeg ønsker å se, mens mapper gir styret en felles og mer varig organisering.

Ansvarlige

Viser hovedansvarlig og medansvarlige for kategorien samtalen tilhører.

Hvorfor?
Det skal være lettere å forstå hvem som forventes å følge opp en henvendelse – særlig i styrer hvor arbeidet er fordelt mellom flere.

Handlinger på flere samtaler

Flere samtaler kan markeres og behandles samlet, for eksempel ved flytting, sletting eller ferdigstilling.

Hvorfor?
Reduserer manuelt arbeid for styrer som håndterer større mengder kommunikasjon.

Bilder, vedlegg og innholdsrike e-poster

Innkommende e-poster som inneholder kode/HTML kan vises i en iframe. Det gjør at innholdsrike e-poster kan presenteres nærmere slik avsenderen har utformet dem, fremfor at innhold eller formatering går tapt når e-posten vises i samtalen.

Hvorfor?
Samtalen skal gi et mest mulig riktig og forståelig bilde av kommunikasjonen som faktisk har funnet sted – enten meldingen består av tekst, bilder, vedlegg eller mer komplekst e-postinnhold.

E-post til interne og eksterne eksterne mottakere

Hvordan en melding ser ut i innboksen avhenger av hvem man kommuniserer med.

Beboere og styremedlemmer mottar fortsatt e-post i det kjente uttrykket de er vant til fra løsningen. Her er det en fordel at mottakeren kjenner igjen avsenderen og konteksten meldingen kommer fra.

Eksterne mottakere, som leverandører, mottar et nytt og bevisst enkelt e-postformat. Det ligner i større grad på en vanlig e-post sendt direkte fra boligselskapet, med lite visuell «systeminnpakning».

Hvorfor?
En leverandør har ikke nødvendigvis noe forhold til plattformen vår. Når styret kontakter en ekstern mottaker, ønsker vi derfor at boligselskapet og selve meldingen skal være i sentrum. Det enkle uttrykket skal gjøre kommunikasjonen profesjonell og naturlig.

Papirkurv

Samtaler kan flyttes til papirkurven når de ikke lenger skal være en del av den aktive samtalelisten.

Hvorfor?
Ikke alle henvendelser trenger å bli liggende som en del av arbeidsflaten. Papirkurven gjør det mulig å rydde bort støy uten at samtalen må slettes permanent.