Sparte 1,5 millioner på vedlikeholdsprosjekt

Da taket lakk og fasaden holdt på å rase sparte borettslaget i Konowsgate 8 over tusen arbeidstimer og 1,5 millioner kroner på å sette bort prosjektansvaret til Solibo Byggprosjekt.

Konows gate 8 har de siste årene gjennomgått et omfattende vedlikeholdsarbeid.
– Taket lakk og fasaden holdt på å rase, og det var nødvendig å gjøre noe umiddelbart. Vi hadde nettopp avsluttet et omfattende balkongprosjekt som ikke gikk etter planen, forteller styreleder i Konows gate 8, Espen Dale.

Da Dale overtok som styreleder sto boligselskapet midt i et markterrasse-prosjekt som man var nødt til å gjennomføre. Etter utbygging av 56 balkonger fra første etasje og oppover, konstaterte kommunen at utbyggingen hadde resultert i så lite lysinnslipp at boligene i underetasjen ikke var lovlig for varig opphold og trakk videre ferdigattesten for balkongene. Løsningen ble å prosjektere markterrasser, nye vinduer og dører i underetasjen.

– Da vi planla å utbedre tak og fasade, ønsket vi derfor ikke å sette oss i en posisjon hvor styret ble aktive prosjektledere. Ingen i styret hadde kompetansen som var nødvendig for å utbedre tak og fasade. Vi kjøpte derfor prosjektledelse fra Solibo Byggprosjekt, forteller Dale.

Inngår kontrakt på vegne av styret
Anders Hotvedt ble koblet på som prosjektleder fra Solibo Byggprosjekt. Han har flere års erfaring som murer og bygningskyndig, og er i dag ansvarlig for bygg og vedlikehold i Solibo Byggprosjekt.  

– Alle entreprenører vil levere best og dyrest. Min rolle er å se på hvor mye penger boligselskapet har, og finne den beste løsningen innenfor de økonomiske rammene. På vegne av styret innhentet jeg tilbud fra et knippe entreprenører, og kom med en anbefaling til valg av leverandør. Når entreprenør var valgt inngikk Solibo Byggprosjekt, som byggherre-representant, en NS-kontrakt mellom entreprenøren og styret, sier Hotvedt.

Styret kan bli ansvarlig
Hotvedt forteller at det i en Norsk Standard-kontrakt (NS) er mange regler å forholde seg til. En NS-kontrakt er en standardisert avtale som brukes i bygge- og anleggsbransjen for å fordele ansvar, risiko og kostnader mellom partene. Bak en kontrakt på to sider, foreligger en kontrakt på 45 sider med regler.

– Det er en del plikter og formalia som må følges av begge parter i NS-kontrakten. Hvis styret ikke kjenner til og forstår alt innhold i kontrakten, risikerer styret å bli lurt eller selv være ansvarlig ved kostnadsoverskridelser, sier Hotvedt.

Styret må for eksempel svare innen en gitt frist, i NS-kontrakten kalt uten ugrunnet opphold. Hvis entreprenør varsler om en endring eller vederlagsjustering ved behov for mer arbeid eller tillegg som kan øke kontraktssummen utover det som er avtalt.

– Hvis det ikke svares uten ugrunnet opphold, kan entreprenøren anse varsler om en endring eller vederlagsjustering som godkjent på grunn av passivitet i respons. Det innebærer at styret passivt har sagt ja til en prisøkning, sier Hotvedt.

Sparte 1,5 millioner kroner
Da endringsmeldingen kom i Konowsgate 8, var det Solibo Byggprosjekt som var ansvarlig for å følge opp endringsmeldingen, innen ugrunnet opphold selv om endringsmeldingen kom på en ubeleilig tid rett før jul.

– Det gikk ikke lang tid før entreprenøren avdekte at tilstanden på bygget var verre enn undersøkelsene i forkant hadde vist. Entreprenøren sendte en endringsmelding på 4 millioner kroner. Men på grunn av god kompetanse hos prosjektleder endte vi med en løsning som kostet 2,5 millioner kroner. Bare på den endringsmeldingen alene dekte vi inn kostnadene ved å bruke Solibo Byggprosjekt og vel så det, sier Dale.

– Grunnen til at vi fikk et annet regnestykke enn entreprenøren, er min bakgrunn som murer. Jeg regnet på hvor mange plugger som trengtes for å sikre fasaden godt, og fikk et annet regnestykke enn entreprenøren. Da lå det hos meg å utfordre entreprenøren, og vise at underlaget jeg hadde kommet frem til som var 1,5 millioner kroner billigere var godt nok, sier Anders Hotvedt.

Politiet på tråden
Hotvedt måtte også rykke ut på vegne av styret da politiet slo på tråden. Styreleder ble oppringt fra politiet som fortalte at flere takplater hadde blåst ned fra taket, og at platene holdt på å treffe en forbipasserende på gata. Hotvedt dro til Konowsgate for å møte politiet og sikre byggeplassen. Det viste seg at de som jobbet på taket ikke hadde fulgt HMS-rutinen.

– Jeg måtte opp på taket, sikre det som var der og rydde opp mens politiet sperret gata. Hadde ikke Solibo Byggprosjekt vært prosjektleder, måtte styret selv ha klatret opp de seks etasjene i stillaset og sikret usikret last eller betale brannvesenet for å komme å sikre usikker last, sier Hotvedt.

Han forteller at det boligselskapet selv er ansvarlig for å følge opp HMS på arbeidsplassen etter Byggherreforskriften. Hvis Arbeidstilsynet kommer og entreprenøren ikke følger HMS, kan det vært juridiske og økonomiske konsekvenser for boligselskapet.
– Når Solibo Byggprosjekt er prosjektleder, er vi ansvarlig for å følge opp dette. Vi utfører SHA-oppfølging minimum annenhver uke, noe som innebærer at vi gjennomgår hele byggeplassen og sjekker at alle arbeiderne følger helse- miljø og sikkerhets-tiltak og rutiner som er satt for prosjektet etter å ha utarbeidet en risikoanalyse for eventuelle risikoer.

Over tusen timer spart

Dale i Konowsgate 8 anslår at styret har spart godt over tusen arbeidstimer på å sette bort prosjektledelsen til Solibo.

– I tillegg til å lede hele vedlikeholdsprosjektet, har vår forretningsfører i Solibo tatt seg av det meste av kommunikasjonen knyttet til prosjektet. Alt fra ukentlige nyhetsbrev til beboerne til løpende dialog med beboere som har spesielle behov. Med Solibo som prosjektleder som hadde kontroll på økonomi og kommunikasjon, ble problemområder som hadde kritiske behov fulgt opp og prioritert, sier Dale.

Forretningsfører i Solibo fulgte opp beboeren, sørget for kontakt med entreprenøren og fikk på plass en løsning.

– Vi har definitivt hatt synergieffekt av å ha Solibo som både forretningsfører og prosjektleder. Nå som prosjektet er ferdig er det fint å ha en forretningsfører som kjenner historikken og vet hvordan det har påvirket beboerne. Det gjør det enklere for forretningsfører å gi oss gode, strategiske anbefalinger for fremtiden, forteller Dale.